Oivallukset | 1.1.1970
Isännöinnin vaihto
Yleisimmät kysymykset koskien isännöinnin vaihtoprosessia sekä uutta
isännöintitoimistoa
- Kun tulemme Oiva Isännöinnille asiakkaaksi, niin mikä on siirtokustannus, kun vaihdetaan isännöintitoimistoa?
a. Kun tulette Oiva Isännöinnin asiakkaaksi, ei Oiva Isännöinti veloita tästä
mitään. Haluamme teidät asiakkaaksemme, emmekä tietenkään veloita
tästä.
- Rasittaako vaihtoprosessi hallitusta? Kuinka pitkä siirtoprosessi on?
a. Ainakin Oivalla taloyhtiön hallituksen tekemän päätöksen jälkeen siirto viedään
maaliin hallitusta turhaan rasittamatta. Käytännön toimet, kuten edellisen
isännöintisopimuksen irtisanominen, taloyhtiön arkistomateriaalien nouto ja
läpikäynti, vaihdosta tiedottaminen osakkaille ja huoltoyhtiölle, maksuliikenteen
siirto sekä erilaiset osoitemuutokset, hoidetaan Oivan tiimin taholta taloyhtiön
valtuutuksella.
b. Alamme pyytämään asiakasyhtiön aineistoa vanhalta isännöintitoimistolta noin
kuukausi ennen aloituspäivää sekä avaamme pankkiyhteydet pankkiin. Oivan
Tervetuloa Oivalle- tiedote lähtee noin 1–2 viikkoa ennen sopimuksen alkua.
c. Tämä prosessi ei rasita hallitusta ollenkaan!
- Meitä huolettaa isännöintitoimiston erillislaskutus! Miten se on hoidettu Oiva
Isännöinnillä?
a. Oiva Isännöinnillä hallitus tietää AINA, että mikä maksaa ja miksi. Isännöinnin
kustannukset voidaan budjetoida lähes eurolleen jokainen vuosi.
b. Oiva Isännöinti ei peri taloyhtiön korjaushankkeista prosentuaalisia palkkioita.
c. Oiva Isännöinti ei peri taloyhtiöltä mitään hankintapalkkioita.
d. Taloyhtiön korjaushankkeiden yhteydessä tehtävät lisätyöt tehdään tuntityönä ja
tästä annetaan hallitukselle tuntiarvio ennen urakan alkua.
- Meitä huolettaa isännöintitoimiston kartelli, josta mediassakin on kirjoitettu ja puhuttu.
Onko Oiva Isännöinti ollut mukana kartellissa?
a. Oiva Isännöinnillä ei ole mitään tekemistä kartellin kanssa eikä ole ollut tässä
mukana. Meille läpinäkyvyys on kaiken a ja o.
b. Me emme suosi ketään urakoitsijaa vaan kilpailutamme kaikki läpinäkyvästi
c. Me emme peri tai saa mitään hankintapalkkioita
d. Hallituksella on täysi läpinäkyvyys asiakasyhtiön talouden seurantaan
e. Oiva Isännöinti ei peri hankkeista prosentuaalisia palkkioita
- Millaiset on taloyhtiön sähköiset järjestelmät Oiva Isännöinnillä?
a. OmaOiva-asiointikanava yhdistää digitaaliset palvelut ja perinteisen
puhelinpalvelun asiakasta 24/7 läpi vuoden palvelevaksi kokonaisuudeksi.
2/3
b. Taloyhtiön hallitus pääsee seuraamaan taloyhtiön kassatiliä, laskuja,
tuloslaskelmaa sekä tasetta lähes reaaliaikaisesti. Oivalla on myös mahdollisuus
lisätä esim. hallituksen puheenjohtaja käsittelemään yhtiön laskut sekä
hyväksymään ne.
c. Sähköisissä järjestelmissä hallitus pystyy myös tarkastelemaan yhtiön kaikkia
dokumentteja kuten, pöytäkirjoja, sopimuksia, piirustuksia ja taloyhtiön muuta
materiaalia
d. Osakkeenomistaja pääsee sähköisissä järjestelmissä seuraamaan omaa
talouttaan sekä tutustumaan taloyhtiön yhtiökokouksien pöytäkirjoihin sekä
tiedotteisiin
e. Oiva Isännöinnillä hallituksen kokoukset / yhtiökokoukset voidaan haluttaessa
järjestää myös osin tai täysin sähköisesti
- Kuinka monta kohdetta isännöitsijällä on keskimäärin Oiva Isännöinnillä?
a. Meiltä kysytään usein, että kuinka monta asiakastaloyhtiötä isännöitsijällä on.
Asiakasyhtiöiden määrä ei kerro juuri mistään. Sillä on iso merkitys, että minkä
tyyppisiä isännöitsijän asiakasyhtiöt ovat ja millaista isännöintiä ne tarvitsevat ja
haluavat. On eri asia isännöidä liikekiinteistöä kuin putkiremontti-iässä olevaa
asuinkerrostaloa.
b. Isännöintiyrityksen organisaatiolla on suuri merkitys asiakasyhtiöiden
kappalemäärään. Oiva Isännöinti tarjoaa tiimiä hoitamaan asiakaskohteen
isännöintiä eli isännöitsijä ei tee kaikkea yksin. Kirjanpitäjä huolehtii taloyhtiön
taloudesta, kiinteistösihteeri esim. saunavuoroista sekä asiakaspalvelu vastaa
taloyhtiön asukkaiden yleisiin kysymyksiin. Tekninen isännöitsijä ottaa kantaa
taloyhtiön teknisiin asioihin, mikäli näin sovitaan hallituksen kanssa. Tämän
johdosta isännöitsijä pystyy keskittymään taloyhtiön proaktiiviseen johtamiseen.
c. Oiva Isännöinti myös mittaa jokaisen asiakaskontaktin tyytyväisyyttä ja kehittää
tämän avulla asiakassuhdetta sekä tarkastelee isännöitsijöiden työmääriä.
d. Olemme myös asiakasyhtiöön yhteydessä vähintään kerran vuodessa ja
kysymme, että miten yhteistyö on mennyt isännöitsijän ja hallituksen välillä.
- Kuinka Oiva Isännöinnillä seurataan laatua?
a. Seuraamme ja pyydämme palautetta jokaisesta asiakaspalveluun tulleesta
puhelusta. Kehitämme asiakaspalveluamme tämän palautteen perusteella.
b. Olemme yhteydessä asiakasyhtiön hallituksen puheenjohtajaan vähintään kerran
vuodessa ja kysymme sekä kuuntelemme että miten yhteistyö on sujunut.
Käymme keskustelun pohjalta vastaukset läpi vastuullisen isännöitsijän kanssa.
c. Keskustelemme myös usein meidän työntekijöidemme kanssa työn määrästä ja
laadusta sekä järjestämme kvartaaleittain pulssikyselyitä omalle henkilökunnalle
d. Niin asiakastyytyväisyys kuin pulssikyselyiden tulokset ovat loistavia Oiva
Isännöinnillä
e. Oiva Isännöinti on myös ISA-auktorisoitu isännöintiyritys
- Kuka omistaa Oiva Isännöinnin?
a. Oiva Isännöinnin omistaa Oivan oma henkilökunta sekä suomalainen
pääomasijoitusyhtiö, joka on sijoittanut Oivaan suomalaisten säästöjä.
3/3
- Kun tulemme Oiva Isännöinnille asiakkaaksi, niin mistä käsin tehdään isännöinti sekä
kirjanpito?
a. Oiva Isännöinnillä kaikki työt tehdään inhouse-työnä. Tämä tarkoittaa sitä, että
emme ole ulkoistaneet mitään taloyhtiön palveluita kolmannelle osapuolelle.
b. Teemme itse isännöinnin, teknisen isännöinnin, kirjanpidon, kiinteistösihteerin
työt sekä asiakaspalvelun.
c. Nämä kaikki työt tehdään paikallisesti samasta toimistosta. Voitte myös tulla
tapaamaan meitä Oivalaisia toimistolle!
- Miksi Oiva Isännöinti tarjoaa mahdollisuutta monenlaiseen hinnoittelumalliin?
a. Annamme asiakasyhtiölle mahdollisuuden valita, että millaisen hinnoittelumallin
he haluavat. Toiset arvostat ennakoitavuutta ja toiset arvostavat
kustannustehokkuutta
b. Meillä asiakas voi valita kiinteän hinnan tai vaihtoehtoisesti perinteisen,
lakisääteisiin palveluihin sekä lisätöihin perustuvan mallin. Ihan sen mukaan,
minkä itselleen parhaaksi kokee
- Miten hallitus pystyy seuraamaan sitä, että isännöitsijä tekee hänelle määrätyt tehtävät?
a. Oiva Isännöinnillä on käytössä Viilu-palvelu, jossa on hallituksen ja isännöitsijän
tehtävälistaus sekä tehtävien seuranta. Hallitus pystyy sitä kautta seuraamaan
tehtävien etenemisiä.
- Miten tiedottaminen/viestintä hoidetaan Oivalla?
a. Oiva Isännöintiin voitte olla yhteydessä niin puhelimella, sähköpostilla,
lomakkeilla kuin tulla käymään sekä tapaamaan meitä toimistolle
b. Toimitamme tiedotteet asukaspalvelusivuille, sähköpostitse tai kirjeitse, juuri niin
kuin asukas halua