Kiinteistösihteerin työ isännöintialalla

Tässä artikkelissa käsittelemme kiinteistösihteerin työnkuvaa, keskeisiä tehtäviä ja tarvittavia taitoja sekä annamme vinkkejä, miten aloittaa ura tällä alalla.

Kiinteistösihteerin rooli isännöintialalla

Kiinteistösihteeri on isännöintitoimiston avainhenkilö, joka tukee isännöitsijää monissa hallinnollisissa ja operatiivisissa tehtävissä. Hän on usein ensimmäinen kontakti asukkaille ja asiakkaille, ja hänen tehtäviinsä kuuluu laaja-alainen asiakaspalvelu, taloushallinto ja kiinteistön dokumentaation hallinta. Kiinteistösihteerin rooli on tärkeä, koska hän varmistaa, että kiinteistöjen hallinta toimii sujuvasti ja että kaikki sidosryhmät saavat tarvitsemansa tiedot ja palvelut ajoissa.

Keskeiset tehtävät kiinteistösihteerin työssä

Kiinteistösihteerin työtehtävät voivat vaihdella suuresti riippuen isännöintitoimiston koosta ja taloyhtiöiden tarpeista. Tässä on joitakin keskeisiä tehtäviä, jotka ovat yleisiä kiinteistösihteerin roolissa:

1. Asiakaspalvelu ja viestintä
   • Kiinteistösihteeri toimii usein ensimmäisenä yhteyshenkilönä taloyhtiön asukkaille, hallituksen jäsenille ja muille sidosryhmille. Hän vastaanottaa puheluita, sähköposteja ja muita yhteydenottoja sekä vastaa asukkaiden ja asiakkaiden kysymyksiin ja tiedusteluihin. Hyvät viestintätaidot ja asiakaspalveluhenkisyys ovat tässä työssä keskeisiä.
2. Hallinnolliset tehtävät
   • Kiinteistösihteeri huolehtii taloyhtiön asiakirjahallinnasta, kuten pöytäkirjojen, sopimusten ja muiden asiakirjojen laatimisesta ja arkistoinnista. Hän vastaa myös taloyhtiön virallisten kokousten, kuten yhtiökokousten ja hallituksen kokousten, järjestelyistä ja tarvittavien dokumenttien valmistelusta.
3. Taloushallinnon tukitehtävät
   • Kiinteistösihteeri avustaa isännöitsijää taloushallinnon tehtävissä, kuten laskujen käsittelyssä, maksuliikenteen seurannassa ja talousraporttien valmistelussa. Hän voi myös osallistua budjetointiin ja talousarvion seurantaan yhdessä isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen kanssa.
4. Kiinteistön huoltopyynnöt ja palveluiden koordinointi
   • Kiinteistösihteeri käsittelee asukkaiden huoltopyyntöjä ja välittää ne tarvittaville huoltoyrityksille. Hän seuraa huoltotoimenpiteiden etenemistä ja varmistaa, että ne toteutetaan sovitusti. Lisäksi hän koordinoi muita kiinteistön ylläpitoon liittyviä palveluita, kuten siivousta ja jätehuoltoa.
5. Tietojen päivittäminen ja raportointi
   • Kiinteistösihteeri vastaa taloyhtiön tietojen ja dokumenttien päivittämisestä isännöintijärjestelmissä. Hän laatii myös erilaisia raportteja ja tiedotteita taloyhtiön hallitukselle ja asukkaille, varmistaen, että kaikki osapuolet ovat ajan tasalla kiinteistön asioista.

Tärkeimmät taidot ja ominaisuudet kiinteistösihteerille

Kiinteistösihteerin työssä menestyminen vaatii monenlaisia taitoja ja ominaisuuksia. Tässä muutamia keskeisiä taitoja, joita kiinteistösihteeriltä odotetaan:

• Erinomaiset asiakaspalvelutaidot: Kiinteistösihteerin on pystyttävä kommunikoimaan tehokkaasti ja ystävällisesti erilaisten ihmisten kanssa. Hyvät asiakaspalvelutaidot auttavat luomaan positiivisen asiakaskokemuksen ja ylläpitämään hyviä suhteita taloyhtiön asukkaisiin ja hallitukseen.
• Järjestelmällisyys ja organisointikyky: Kiinteistösihteerin työ on usein kiireistä ja monipuolista, ja tehtävien priorisointi on tärkeää. Hyvät organisointitaidot ja kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti ovat välttämättömiä tässä työssä.
• IT- ja järjestelmätuntemus: Kiinteistösihteerin työssä tarvitaan erilaisten isännöinti- ja taloushallintojärjestelmien hallintaa. Digitaalisten työkalujen ja ohjelmistojen, kuten Microsoft Office -paketin, osaaminen on tärkeää.
• Hyvä kirjallinen ja suullinen viestintä: Kiinteistösihteerin on kyettävä laatimaan selkeitä ja johdonmukaisia asiakirjoja, tiedotteita ja raportteja. Hyvät viestintätaidot ovat tarpeen myös suullisessa viestinnässä kokouksissa ja asiakaskohtaamisissa.
• Ongelmanratkaisukyky ja paineensietokyky: Kiinteistösihteeri kohtaa työssään usein yllättäviä tilanteita ja ongelmia, jotka vaativat nopeaa ja tehokasta ratkaisua. Kyky toimia paineen alla ja ratkaista ongelmia luovasti on arvokas taito tässä tehtävässä.

Miten aloittaa ura kiinteistösihteerinä isännöintialalla?

Kiinteistösihteerinä työskentely isännöintialalla tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden kehittyä monipuoliseksi kiinteistöhallinnan ammattilaiseksi. Uralla aloittaminen vaatii usein vähintään toisen asteen tutkinnon, kuten liiketalouden perustutkinnon (merkonomi), mutta monet työnantajat arvostavat myös aiempaa kokemusta asiakaspalvelusta, hallinnollisista tehtävistä tai kiinteistöalalta.

Jatkokoulutukset, kuten isännöinnin ammattitutkinto, voivat tarjota lisävalmiuksia ja -taitoja kiinteistösihteerin tehtäviin. Myös erilaiset täydennyskoulutukset ja kurssit, jotka keskittyvät esimerkiksi asiakaspalveluun, tietojärjestelmien käyttöön ja taloushallintoon, voivat olla hyödyllisiä uralla etenemiseen.

Yhteenveto
Kiinteistösihteerin työ isännöintialalla on monipuolinen ja tärkeä rooli, joka tarjoaa mahdollisuuden olla osa kiinteistönhallinnan päivittäistä toimintaa. Tehtävässä vaaditaan hyviä viestintä- ja organisointitaitoja, asiakaspalveluhenkisyyttä ja kykyä toimia tehokkaasti monenlaisten tehtävien parissa. Jos olet kiinnostunut kiinteistöhallinnasta ja haluat työskennellä ihmisten parissa, kiinteistösihteerin työ isännöintialalla voi olla juuri sinulle sopiva uravalinta.

Onko sinulla palava halu olla mukana luomassa toimivia ja viihtyisiä asuinympäristöjä? Jos vastasit kyllä, kokeile olisitko oikea henkilö Oivalle!