Tähän dokumenttiin olemme keränneet tiivistetysti hyvään taloyhtiöelämään johtavan hallitustyöskentelyn käytännön asioita. Muista olla aktiivinen, kysyä vinkkejä pidempään hallitustehtävissä olleilta ja perehtyä oman yhtiösi olemassa oleviin sopimuksiin, käytäntöihin ja toimintatapoihin.
Jokainen taloyhtiö on omanlaisensa yksilö. Sinulla on nyt oiva mahdollisuus olla mukana rakentamassa teidän taloyhtiönne arjesta oivallisen sujuvaa ja mutkatonta!
Asunto-osakeyhtiön tunnusmerkkeihin kuuluu – ja tavallisesta osakeyhtiöstä sen erottaa – se, että yhtiöjärjestyksessä yhtiön tarkoitukseksi määritellään jonkin rakennuksen tai sen osan omistaminen ja hallinta. Vähintään puolet pinta-alasta on oltava määrätty osakkeenomistajien hallinnassa oleviksi asuinhuoneistoiksi. Yhtiön jokainen osake tuottaa oikeuden hallita määrättyä huoneistoa tai muuta kiinteistön osaa. Asunto-osakeyhtiön tehtävänä on huolehtia sen hallinnassa olevista tiloista.
Taloyhtiön osakkaat pääsevät vaikuttamaan taloyhtiönsä asioihin yhtiökokouksessa, joka on asunto-osakeyhtiön ylin toimielin. Osakkaat muun muassa valitsevat hallituksen sekä tilin- tai toiminnantarkastajan, jonka tehtävänä on valvoa kirjanpitoa ja hallintoa. Yhtiökokouksessa myös hyväksytään taloyhtiön tilinpäätös sekä päätetään yhtiövastikkeista.
Taloyhtiön käytännön asioita johtaa yhtiökokouksen valitsema hallitus. Lain mukaan taloyhtiöllä on aina oltava hallitus. Ellei yhtiöjärjestys muuta määrää, jäseniä valitaan yleensä 3–5. Jos hallitukseen valitaan vähemmän kuin kolme jäsentä, on valittava vähintään yksi varajäsen.
Asunto-osakeyhtiön hallitus vastaa yhtiön hallinnosta. Tehtäviin kuuluvat muun muassa kiinteistöjen ja rakennusten pidon ja muun toiminnan järjestäminen, kirjanpidon ja varainhoidon valvonta, isännöitsijän valinta ja hänen toimiensa valvonta sekä muut hallitukselle nimenomaisesti määritellyt tehtävät. Hyvä on muistaa, että hallituksessa olet aina kaikkien osakkaiden edustaja, ja lain mukaisesti taloyhtiössä kaikkia osakkaita on kohdeltava tasavertaisesti.
Hallitustyö on pitkälti yhteistyötä eri tahojen – kuten muiden osakkaiden ja hallitusjäsenten, vuokralaisten, isännöitsijän, huoltoyhtiön ja taloyhtiön avuksi palkattujen asiantuntijoiden – kanssa. Eri osapuolten roolien sisäistäminen ja työnjaon ymmärtäminen on hallitustehtävän menestyksellisen hoitamisen kannalta oleellista.
Yksi hallituksen tärkeimmistä – ellei tärkein – tehtävä on isännöitsijän valinta. Hallitus valitsee isännöitsijän, joka käytännössä on taloyhtiön operatiivinen toimitusjohtaja ja hallituksen päätösten toimeenpanija. Hän vastaa taloyhtiön päivittäisestä hallinnosta ja arjen toiminnoista hallituksen ohjeiden mukaisesti. Tarvittaessa hallitus vastaa myös sännöitsijän erottamisesta tai vaihta- misesta.
Tärkeimmät hallituksen toimintaa ohjaavat asiakirjat ovat yhtiöjärjestys ja asunto-osake- yhtiölaki. Näiden lisäksi hallitus toimii hyvän hallintotavan ja yhtiökokouksessa päätettyjen tavoitteiden mukaisesti.
Ihan kaikesta hallitus ei voi yksin päättää. Hallitus tarvitsee yhtiökokouksen päätöksen toimiin, jotka ovat
Poikkeuksena ovat kiireelliset toimenpiteet, joissa odottamisesta aiheutuisi olennaista haittaa, kuten vaikkapa vesivuodon korjaaminen. Kiireellisiä toimia vaativissa toimenpiteissä on suositeltavaa, että hallitus tilanteen rauettua antaa asiasta kirjallisen ilmoituksen osakkeenomistajille.
Hallitus järjestäytyy tyypillisesti heti valinnasta päättäneen yhtiökokouksen jälkeen. Jos puheenjohtajaa ei ole valittu yhtiökokouksessa, hallitus tekee valinnan keskuudessaan. Samalla sovitaan kokoontumisten pelisäännöt eli kokousten määrä ja aikataulut, koolle kutsumisen aika ja tapa sekä kokousten pitotapa (perinteinen, sähköinen vai hybridi). Hallituksen toimintaa ohjaamaan on hyvä laatia hallituksen vuosikello.
Hallituksen koollekutsuminen on puheenjohtajan vastuulla. Hän sopii aikatauluista isännöitsijän kanssa. Isännöitsijä huolehtii yleensä kutsuista ja muista käytännön järjestelyistä. Kutsut toimitetaan yleensä vähintään viikkoa ennen kokousta.
Jos tarvetta ilmenee, myös yksittäinen hallituksen jäsen tai isännöitsijä voivat vaatia hallitusta kokoontumaan. Kaikille hallituksen jäsenille on varattava mahdollisuus osallistua hallituksen kokouksiin, joten hallituksen jäsenenä sinulla on aina oikeus olla kokouksissa läsnä. Läsnäolo-oikeus on kuitenkin henkilökohtainen eli asiamies ei voi edustaa sinua kokouksessa. Poikkeuksellisesti hallitus voi sallia avustajan käytön tai antaa ulkopuoliselle läsnäolo-oikeuden. Useimmiten tämä tulee kyseeseen esimerkiksi käytettäessä asiantuntijoita, esimerkiksi rakennuttajakonsulttia tai asianajajaa.
Ensimmäiseksi sinun uutena hallitusjäsenenä kannattaa varmistaa tai jopa vaatia, että hallitus nimeää keskuudestaan sinulle perehdyttäjän, jo pidempään hallituksessa toimineen mentorin. Hänen avullaan ja tuellaan voit lähteä tutustumaan hallituksen työhön. Aivan ensimmäiseksi kannattaa kaivaa esille talokohtainen yhtiöjärjestys. Se on eräänlainen taloyhtiön ”sisäinen laki”, joka sitoo kaikki yhtiön osakkaita ja hallintoelimiä. Yhtiöjärjestys rekisteröidään Patentti- ja Rekisterihallitukseen, joten siihen kirjattu on voimassa, kunnes mahdolliset muutokset on rekisteröity.
Jos yhtiöllesi on laadittu järjestysmääräykset, tutustu myös niihin. Samalla on hyvä varmistaa, milloin järjestysmääräykset on laadittu ja milloin viimeksi niitä on päivitetty.
Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on enemmän kuin puolet valituista jäsenistä. Päätöksiä tehdessä kullakin läsnä olevalla varsinaisella jäsenellä on käytettävissään yksi ääni. Jos asiasta äänestetään, valtaosa päätöksistä tehdään enemmistöpäätöksinä. Ts. valituksi tulee ehdotus, jota enemmän kuin puolet jäsenistä kannattaa. Jos äänet menevät tasan, puheenjohtajan kanta ratkaisee. Poikkeuksena on puheenjohtajan valinta. Vaalissa äänten mennessä tasan, valinta ratkaistaan arvalla.
Hallituksen kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa, johon kirjataan päätökset, äänestykset ja mahdolliset eriävät mielipiteet. Laki antaa sinulle oikeuden kirjauttaa pöytäkirjaan enemmistön kannasta eriävä mielipide, mutta sinun on muistettava esittää vaatimus kokouksessa. Jälkikäteen ei ole mahdollista lisätä eriävää kantaa pöytäkirjaan.
Pöytäkirja on allekirjoitettava yhtiöjärjestyksen määräysten mukaisesti. Allekirjoittajina on oltava vähintään kokouksen puheenjohtaja sekä yksi paikalla ollut hallituksen jäsen tai vaihtoehtoisesti isännöitsijä. Pöytäkirja on säilytettävä koko yhtiön olemassaolon ajan.
Jotta pystyt osallistumaan päätöksentekoon ja muodostamaan oman kantasi päätettävistä asioista, sinulla on oikeus saada tietoosi hallitustehtävän hoitamisessa tarvittavat tiedot. Viime kädessä hallitus päättää, mitä tietoja se tarvitsee.
Oiva haluaa olla isännöintialan uudistumisen suunnannäyttäjä. Sen vuoksi toimintamme perustuu ennen kaikkea läpinäkyvyyteen ja avoimuuteen. Käytettävissäsi on useita nykyaikaisia työkaluja, joilla voit seurata oman taloyhtiösi asioita digitaalisesti – juuri silloin kun se on sinulle sopivinta. Digitaalisten työkalujen avulla tuomme sujuvamman arjen niin sinulle hallituksen jäsenenä kuin kaikille muillekin taloyhtiön osakkaille ja asukkaille.
Tiedonsaantioikeuden mukana tulee myös vastuu. Hallituksen keskustelut ja pöytäkirjat eivät lähtökohtaisesti ole julkisia, ja luottamukselliset asiat on pidettävä salaisina. Luottamuksellisuus voi koskea esimerkiksi henkilötietoja tai palveluntuottajien liikesalaisuuksia. Erityisen tarkkana pitää olla henkilötietoihin liittyvien asioiden kanssa.
Hallituksen jäsenenä sinulla on oikeus – ja lähestulkoon velvollisuus – tutustua yhtiön asiakirjoihin. Heti hallitustaipaleesi alkumetreillä sinun on hyvä perehtyä yhtiöjärjestyksen ja järjestysmääräysten lisäksi kaikkiin taloyhtiön puolesta solmittuihin merkittävimpiin sopimuksiin. Sellaisia ovat esimerkiksi isännöinti- ja huoltosopimukset, energianhankintasopimukset ja vakuutukset. Vain tuntemalla esimerkiksi siivous- ja kiinteistönhoitosopimusten sisällöt pystyt arvioimaan, toteutuvatko niihin kirjatut asiat sovitulla tavalla.
Varmista myös, onko taloyhtiössäsi tehty kuntoarvio ja sen pohjalta pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelma. Viiden seuraavan vuoden ajalle laadittu kunnossapitotarveselvitys esitetään vuosittain yhtiökokouksessa. Siitä voi myös tarkastaa, mitä remontteja yhtiössä on jo tehty ja milloin.
Perehdy lisäksi taloyhtiön huoltokirjaan, pelastussuunnitelmaan ja energiatodistukseen. Varmista, minkälainen vakuutusturva on otettu paitsi taloyhtiön omaisuudelle, myös hallitukselle. Hallituksen vastuuvakuutus on turva myös sinulle tilanteissa, joissa joudutaan arvioimaan hallituksen toiminnan huolellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.
Hallituksen aiemmin tekemillä päätöksillä on vaikutusta nykyiseen, joten tutustu edellisten vuosien pöytäkirjoihin. Yhtiön taloudesta lähimpään tarkasteluun kannattaa ottaa yhtiön tilinpäätös.
Taloyhtiön hallitustyö on siis mitä suuremmissa määrin yhteistyötä. Ehkä tärkein yhteistyökumppani on isännöitsijä. Yleisimmin hallituksen puheenjohtaja ja isännöitsijä muodostavat työparin, ja yhdessä he valmistelevat asioita hallituksen käsiteltäväksi.
Oivan tapa palvella pohjautuu vahvaan paikalliseen ja yrittäjähenkiseen tekemiseen. Isännöitsijänne tuntee paikalliset toimintatavat ja taloyhtiönne. Lisäksi hänellä on tukenaan Oivan leveät hartiat eli laaja ja monialainen huippuosaajien tiimi.
Taloyhtiön arkeen kuuluu paljon asioita, jotka isännöitsijä hoitaa arjessa rutiiniluonteisesti. Hallitus ohjaa hänen toimintaansa tekemillään linjauksilla ja ohjeistuksilla. Hyvään taloyhtiöelämään kuuluu luottamus, mutta toki hallituksella on velvollisuus valvoa isännöitsijän tehtävien hoitoa ja varmistaa, että taloyhtiön etu ohjaa tehtyjä päätöksiä. Vaikka kaikki arjen sujumiseen ja taloyhtiön arvon säilyttämiseen liittyvät asiat eivät kulje hallituksen päätöksenteon kautta, sinun vastuullasi on osaltaan seurata tilannetta ja tarvittaessa ottaa mieltäsi askarruttavat asiat keskusteluun joko suoraan isännöitsijän kanssa tai hallituksen kokouksessa.
Onnistuakseen tehtävässään isännöitsijä tarvitsee hallituksen tuen, joten molemmin puolin toimiva yhteistyö ja osapuolten kunnioittaminen on kaikkien etu.
Hyvin usein varsinkin isommissa korjaushankkeissa hallitus ja isännöitsijä tarvitsevat tuekseen eri alojen asiantuntijoita. Myös heille hyvä yhteistyö hallituksen kanssa on avainroolissa hankkeen onnistuneen läpiviennin kannalta. Asiantuntijoihin kannattaa luottaa silloin, kun hallituksella tai isännöitsijällä ei ole riittävästi osaamista päätöksiä vaativassa asiassa.
Haluamme, että Oivan isännöimissä taloissa toiminta ja asukkaiden elämä on sujuvaa ja vaivatonta. Hyvään taloyhtiöelämään kuuluu, että niin osakas – kuin sinä hallituksen jäsenenä – tiedätte, miten teidän omaisuudestanne pidetään huolta ja että taloyhtiönne rahoja käytetään tarkoituksenmukaisesti ja vastuullisesti. Parhaiten se onnistuu molemminpuolisella yhteistyöllä.
Kuten varmasti tulet huomaamaan, osakkailla voi useinkin olla mielessään asioita, joista he haluavat keskustella hallituksen jäsenten kanssa. Mitä vähemmän hallitus tekemistään muille osakkaille kertoo, sen varmemmin taloyhtiön alueella käydään erilaisia ”pihaparlamentteja”.
Hallituksen jäsenenä sinun on hyvä osaltasi huolehtia siitä, että hallitus ja isännöitsijä viestivät tehdyistä päätöksistä muille osakkaille ja asukkaille. Viestinnällinen työnjako sovitaan usein isännöintisopimuksessa, jossa määritellään isännöitsijän vastuulle kuuluvat viestintäasiat. Hallituksen päätösten viestinnästä vastuun kantaa kuitenkin hallitus. Lakikin määrää, että osakkeenomistajalla on oikeus saada tietoa sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen omistustaan.
Erityisen tärkeää viestintä on sekä pienten että suurempien korjaushankkeiden osalta. Hankkeista on hyvä viestiä heti niiden suunnittelun alkumetreillä, jotta osakkaat pysyvät mukana hankkeen etenemisessä. Avoin tiedonkulku edesauttaa sitä, että osakkaat voivat kypsytellä omaa kantaansa kulloiseenkin hankkeeseen. Avoimella viestinnällä voidaan myös varmistaa, että osakkailla on käytettävissään kaikki tarpeellinen tieto siinä vaiheessa, kun yhtiökokouksessa päätetään hankkeisiin ryhtymisestä.
Usein korjaushankkeissa viestintä unohtuu käytännön toteutusvaiheessa. Vaikka vastuu viestinnästä on yleensä hankkeen toteuttajataholla, eli urakoitsijalla, hallitus ja isännöitsijä voivat omalla toiminnallaan jo sopimuksentekovaiheessa varmistaa, että osakkaiden ja asukkaiden viestinnälliset tarpeet tulevat täytetyiksi myös hankkeen aikana.
Hallituksella on päätösvaltaa monissa taloyhtiön asioissa. Uutena hallitusjäsenenä sinua voi askarruttaa myös päätösvallan mukana tuleva vastuu.
Lain mukaan hallitusjäsen on vastuussa siitä, että hän toimii tehtävässään huolellisesti sekä lakien ja asetusten mukaisesti. Hallitus ja sen jäsen voi joutua vahingonkorvausvastuuseen, mutta kynnys vastuun syntymiseen on korkea. Lähtökohtaisesti se edellyttää tuottamuksellisuutta eli huolimattomuutta tai selkeää laiminlyöntiä hallitustehtävässä. Vahingonkorvausvastuu voi perustua joko asunto-osakeyhtiölakiin, vahingonkorvauslakiin tai yksittäiseen sopimukseen. Periaatteessa myös yhtiön johdon on mahdollista joutua myös rikosoikeudelliseen vastuuseen.
Vastuun rajoittamiseksi yhtiön kannattaa ottaa hallitukselle vastuuvakuutus. Uutena jäsenenä sinun on hyvä varmistaa, että tällainen vakuutus on otettu. Päätöksenteossa voit rajoittaa omaa vastuutasi jättämällä eriävän mielipiteen asiasta, jos koet päätöksen olevan väärä. Jättämällä eriävän mielipiteen kokouksessa vapaudut lähtökohtaisesti kyseiseen päätökseen liittyvästä vahingonkorvausvastuusta. Sinun ei ole pakko perustella ratkaisuasi.
Joskus hallitus joutuu tekemään myös ikäviä päätöksiä. Ne kuitenkin kuuluvat osana tehtävään. Vain hallituksen yleisiin tehtäviin kuuluvia asioita voi siirtää yhtiökokouksen päätettäväksi, mutta esimerkiksi isännöitsijän valinta tai erottaminen ja hallintaanottovaroituksen antaminen ovat päätöksiä, jotka hallituksen on tehtävä keskuudessaan. Niitä ei voida siirtää yhtiökokouksen päätettäväksi.
Tehtävään liittyvästä vastuusta huolimatta taloyhtiön hallituksen jäsenyydestä selviää ”kuivin jaloin” yleensä maalaisjärjellä ja aktiivisuudella. Useimpiin tilanteisiin löytyy ratkaisu, kunhan perehdyt asioihin mahdollisimman huolellisesti ja varmistat, että:
Apunasi voit myös käyttää Kiinteistöliiton laatimaa hallituksen jäsenen check-listaa. Sen avulla voit varmistaa, että olet perehtynyt kaikkiin oleellisimpiin hallitustyöhön liittyviin asioihin.
Taloyhtiön hallituksen jäsenen tehtävä ei aina ole se kaikkein halutuin. Siihen liittyvä vastuu voi jopa pelottaa, toiset taas ovat huolissaan tehtävän vaatimasta ajasta ja asiantuntemuksesta.
Usein nämä pelot ovat kuitenkin turhia! Taloyhtiön hallituksessa sinulla on mitä parhain näköalapaikka omaisuutesi hoitoon. Pääset itse vaikuttamaan siihen, miten merkittävästä omaisuuserästäsi pidetään huolta ja miten sen arvoa jopa kasvatetaan.
Ja mikä hienoa saat vaikuttaa myös asumisviihtyvyyteen ja hyvän taloyhtiöelämän peruspilareihin.
Kun huolehdit omasta tehtävästäsi, toimit hyvässä yhteistyössä muiden taloyhtiön toimijoiden kanssa ja osallistut aktiivisesti hallituksen tämän päivän ja tulevaisuuden suunnitteluun, tehtävä voi olla yksi elämäsi antoisimmista!
Yhteystiedot
Oivan asiakaspalvelun yhteystiedot löydät toimistosi sivulta
Valitse työtä Suomeen
