Näin onnistut taloyhtiön hallituksen jäsenenä. Opas onnistuneeseen hallitustyöhön

Hallitustyö taloyhtiössä ei ole pelkkää kokoustamista – se on konkreettinen tapa vaikuttaa siihen, miten viihtyisää asuminen on ja miten kiinteistön arvo kehittyy. Mutta mitä kaikkea hallituksen vastuulle oikeastaan kuuluu? Entä miten tehtävästä voi selviytyä ilman, että se kuormittaa liikaa?

Me Oivalla autamme sinua ymmärtämään roolisi, välttämään yleiset sudenkuopat ja tekemään fiksuja päätöksiä – yhdessä isännöitsijän ja muiden asiantuntijoiden kanssa.

Hallituksen tärkein tehtävä = huolehtia taloyhtiön edusta

Hallituksen roolina on valvoa, että taloyhtiötä hoidetaan taloudellisesti järkevästi ja suunnitelmallisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:

• kiinteistön kunnossapidon ja korjausten suunnittelua,
• talouden seurantaa ja budjetointia,
• osakkaiden tiedottamista ajankohtaisista asioista,
• päätöksenteon valmistelua yhtiökokoukselle.

Hallituksen jäsenenä edustat kaikkia osakkaita – ja vaikutat suoraan siihen, miten hyvin yhtiötä johdetaan.

Budjetissa ei saa olla mitään epäselvää – talous haltuun yhteistyössä

Taloyhtiön talouden seuraaminen ja suunnittelu on yksi hallituksen tärkeimmistä vastuista. Tähän kuuluu mm.:

• vastikkeiden oikea mitoittaminen,
• korjaushankkeiden rahoitusvaihtoehtojen puntarointi,
• yhteistyö isännöitsijän ja kirjanpitäjän kanssa.

Kun talous on läpinäkyvä ja suunnitelmallinen, koko yhtiö hyötyy – ja yllätyksiltä voidaan välttyä.

Isännöitsijä ei tee päätöksiä – hallitus tekee

Isännöitsijä toimii hallituksen tukena, mutta vastuu päätöksenteosta on aina hallituksella. Isännöitsijä on myös neuvonantaja joka tuo hallitukselle vaihtoehtoja pöydälle mistä hallitus päättää.

Hyvä yhteistyö syntyy, kun:

• viestintä on säännöllistä ja selkeää.

• hallitus valvoo ja ohjaa isännöitsijän työtä,
• isännöitsijän tukena on asiantuntijatiimi, jossa on mukana kirjanpitäjä, tekninen isännöitsijä ja kiinteistösihteeri,
• viestintä on säännöllistä ja selkeää.

Korjaukset eivät saa yllättää

Korjaushankkeet ovat usein hallitustyön kuumimpia aiheita. Siksi tarvitaan ennakointia ja suunnitelmallisuutta:

• kunnossapitotarveselvitys toimii pohjana suunnittelulle,
• kilpailutukset ja urakoitsijavalinnat tehdään avoimesti,
• tiedotus osakkaille on jatkuvaa ja ymmärrettävää.

Näin remontit eivät tule yllätyksenä – eivätkä tunnu sekavalta kaaokselta.

Taloyhtiön viestintä vähentää väärinkäsityksiä ja turhaa draamaa

Osakkaat arvostavat selkeää ja avointa tiedonkulkua. Hallituksen kannattaa lähettää säännöllisiä tiedotteita, hyödyntää sähköisiä viestintäkanavia ja kutsua osakkaat mukaan keskusteluun merkittävistä päätöksistä.

Yksi hyvä viesti voi ehkäistä monta väärinkäsitystä.

Hyvä hallintotapa suojaa kaikkia – myös sinua

Asunto-osakeyhtiölaki ohjaa hallitustyötä. Päätöksissä korostuu vastuu:

• henkilökohtainen vastuu korostuu, jos päätökset ovat huolimattomia tai yhtiön etua vahingoittavia.

• dokumentointi on tärkeää: pidä pöytäkirjat ja päätökset ajan tasalla,
• asiantuntijan apu kannattaa käyttää ajoissa, erityisesti monimutkaisissa asioissa,henkilökohtainen vastuu korostuu, jos päätökset ovat huolimattomia tai yhtiön etua vahingoittavia.

Hyvin toimiva hallitus = viihtyisämpi taloyhtiö

Parhaimmillaan hallitustyö on vaikuttamista parempaan arkeen. Se on myös keino varmistaa, että kiinteistö pysyy kunnossa ja arvo säilyy.

Hyvä hallinto, yhteistyö ja suunnitelmallisuus tekevät hallitustyöstä sujuvampaa – ja palkitsevampaa.

Jos olet epävarma jostain, älä jää yksin. Keskustele isännöitsijän kanssa – yhdessä on helpompi onnistua.