Hanna Saloranta on Oiva Isännöinnin Helsingin Bulevardin yksikössä työskentelevä kirjanpitäjä sekä taloustiimin esihenkilö. Salorannalle on karttunut kokemusta kirjanpidon kiemuroista ja samalla alan kehittymisestä jo neljältä vuosikymmeneltä.
– Paljon on tosiaan muuttunut, ja erityisesti ihan viime vuosina kehitys on ollut todella nopeaa. Kirjanpidon perimmäinen merkitys taloyhtiöille on kuitenkin pysynyt hyvin pitkälti samana, hän aloittaa.
– Vaikka työpäiviimme mahtuu yhtä sun toista arkista tekemistä, kuten laskujen hyväksymistä, lainaosuuksien laskentaa, veroasioita ja asiakaspalvelua, se meidän kaikkein keskeisin tehtävä on tuottaa luotettavat tiedot taloyhtiön tilinpäätöstä varten ja laatia se tilinpäätös yhdessä isännöitsijän kanssa.
Kirjanpitäjä siis varmistaa, että vuosittain tehtävä tilinpäätös sisältää ne asiat, joita siltä lain mukaan edellytetään. Tilinpäätöksen tulee kertoa osakkaille ja myös asunnon hankintaa harkitseville taloyhtiön talouden tilanne oikein ja riittävästi.
– Kun tilipäätös on laadittu huolellisesti ja lakipykäliä noudattaen, hallitus voi allekirjoittaa sen varmoin mielin ja lopulta myös yhtiökokous voi sen vahvistaa.
– Tilinpäätöksen saaminen valmiiksi on kirjanpitäjälle itselleenkin monesti se vuoden odotetuin ja palkitsevin hetki. On tosi hienoa, kun näkee taloyhtiön toimintakauden pitkän kaaren yhdessä paketissa, Saloranta kuvailee.
Kirjanpitäjät toimivat Oiva Isännöinnillä talousasioiden asiantuntijoina ja siten myös niiden luotettavina selittäjinä muiden tiimiläisten ja asiakkaiden suuntaan. Työ vaatii Salorannan mukaan tekijältään paitsi tarkkuutta ja ennakointikykyä myös hyviä vuorovaikutustaitoja.
– Sujuva kommunikointi tässä työssä kaiken A ja O. Talousasiat ja -käsitteet ovat joskus vaikeaselkoisia, ja kirjanpitäjien työnkuvaan kuuluu niiden selkokielistäminen ja erilaisten syy-seuraussuhteiden avaaminen mahdollisimman helposti ymmärrettäviksi.
– Toki meidän isännöitsijöillä itselläänkin on hyvät tiedot taloyhtiötaloudesta, mutta joskus sitä vaan tarvitaan spesialistiakin paikalle. Me kirjanpitäjät olemme eräänlainen taustatuki siinä isännöitsijän ja taloyhtiön välisessä jatkuvassa yhteistyössä, Saloranta hymyilee.
Kun Oivan tiimissä on huippupätevät edustajansa monelta eri alalta, on se aina myös taloyhtiön ja sen ihmisten etu. Moniosaava joukko pystyy palvelemaan asiakkaitaan ripeämmin, perusteellisemmin ja luotettavammin.
– Oiva on valtakunnallinen toimija, meillä on paikallisia yksiköitä on ympäri Suomen. Jaamme osaamista yhtiön sisällä, eri toimenkuvien välillä ja tiimien jäsenten kesken sujuvasti ja tehokkaasti. Tuemme toinen toistamme, jotta työnteko on kaikille mukavaa ja mielekästä. Yhdessä niistä yllättävistä ja joskus hankalistakin paikoista aina selvitään.
Päämääränämme on rakentaa sujuva ja avoin yhteistyökokemus taloyhtiöiden hallituksille ja lopulta erinomainen asukaskokemus ihan jokaiselle asukkaalle, Saloranta summaa lopuksi.
Oiva Isännöinnin Helsingin Bulevardin yksikön taloustiimiä vetävällä ja kirjanpitoa jo vuosikymmeniä tehneellä Hanna Salorannalla on vahva näkemys taloyhtiön talouden ja tilinpäätöksen merkityksestä yhtiön osakkaille ja sen hallituksen jäsenille.
– Taloyhtiön talous on sen koko toiminnan lähtökohta. Talous mahdollistaa asioita ja asettaa samalla rajat suunnitelmille ja tekemiselle, käytännössä esimerkiksi remonteille tai hankinnoille.
Salorannan mukaan taloyhtiön tilinpäätös on dokumentti, joka avaa yhtiön talouden jokaiselle. Se antaa parhaat mahdolliset eväät sen ymmärtämiselle, mitä taloyhtiössä on päättyneellä tilikaudella tapahtunut ja mihin suuntaan ollaan menossa.
– Tilinpäätös ja sen liitetiedot ovat hallituksen antama konkreettinen selvitys muun muassa siitä, millä perusteella ja kuinka paljon taloyhtiön nimissä on kerätty rahaa ja mihin sitä on käytetty, Saloranta toteaa.
– Tilinpäätös antaa yhtiön kaikille ihmisille perusteellisen kuvan yhtiön sen hetkisestä tilasta ja auttaa ymmärtämään myös toiminnan varhaisempia vuosia sekä tulevaisuuden näkymiä laajemmalla perspektiivillä. Mielestäni nämä ovat asioita, joiden tulisi kiinnostaa ihan jokaista. Se oma koti on kuitenkin monelle se tärkein, rakkain ja myös rahallisesti arvokkain omaisuus, hän sanoo.
Mihin rahani on käytetty ja käytetään? Nouseeko vai laskeeko vastike? Muun muassa näihin osakkaita kiinnostaviin kysymyksiin löytyy vastauksia tilinpäätöksestä, kun sitä osaa tulkita oikein. Tilinpäätös sisältää useita kirjanpitolain ja asunto-osakeyhtiölain vaatimia sekä myös vapaamuotoisempia osia. Niistä yhden merkitys nousee Salorannan mielestä ylitse muiden.
– Kun asiaa katsotaan osakkaiden näkökulmasta, on tilinpäätöksen tärkein osa mielestäni toimintakertomuksen liitteistä löytyvä vastikerahoituslaskelma. Siinä lasketaan yhteen eri vastikkeista saadut tulot ja niitä verrataan yhtiön menoihin. Samalla selviää, miten hyvin nämä asiat ovat olleet ja tulevat olemaan balanssissa keskenään. On hyvin helppo ymmärtää, että tulopuolen täytyy pysyä plussalla, ainakin pidemmällä aikajänteellä.
Vastikerahoituslaskelma siis kertoo, että pitääkö tulevalle tilikaudelle tehdä hoitovastikkeeseen korotuksia vai onko sitä kenties mahdollista laskea.
– Tällä hetkellä vastikkeiden nostopaineet ovat yleisiä monessa yhtiössä. Elinkustannusten yleinen nousu näkyy hyvin selvästi myös taloyhtiöiden yleisessä taloudessa, Saloranta toteaa.
Tilinpäätöksen ymmärtäminen on osakkaalle fiksua myös taloyhtiön ”kehityskeskusteluja” ajatellen.
– Mielestäni talousymmärryksen avulla jokainen voi osallistua esimerkiksi remontteja tai mitä tahansa suunnitelmia ja hankintoja koskeviin keskusteluihin rakentavammin. Kun omissa ehdotuksissaan ja ideoissaan osaa huomioida myös vastuullisen taloudenpidon, saattaa hyvinkin saada myös helpommin kannatusta ajatuksilleen, Saloranta sanoo.
Taloyhtiön tilinpäätös on siis osakkaille ennen kaikkea katsaus kuluneeseen toimintavuoteen sekä hallituksen näkemys yhteisten rahojen tulevasta käyttämisestä. Yhtiön päättäjille tilinpäätöksen merkitys on Salorannan mukaan kuitenkin laajempi.
– Taloyhtiön hallitukselle tilinpäätös on ohjekirja, jonka avulla toimintaa voidaan suunnitella sekä lyhyemmällä että pidemmällä aikajänteellä. Kun tiedetään, miten yhtiöllä tällä hetkellä menee, voidaan suunnata katse varmemmin myös tulevaisuuteen. Ihan jokainen hallitus haluaa toimia oikein ja tehdä vastuullisia päätöksiä. Ilman tilinpäätöksen ja talouden ymmärtämistä se ei mielestäni onnistu.
– Me Oivalla autamme mielellämme hallituksia talouskiemuroiden ymmärtämisessä ja kaikenlaisten pulmatilanteiden ratkomisessa. Annamme mielellämme myös vinkkejä säästötoimiin, joita moni yhtiö tässä ajassa kaipaa, Saloranta toteaa hymyillen.
Kun hallitus osaa tulkita tilinpäätöstä hyvin, se voi välttää riskejä ja tehdä päätöksiä, jotka ovat vaikutuksiltaan mahdollisimman positiivisia jokaiselle osakkaalle – niin ihmisten henkilökohtaisen talouden turvaamisen kuin asukkaiden turvallisen ja viihtyisän asumisen kannalta.
– Taloyhtiöissä asuu hyvin erilaisissa elämäntilanteissa olevia ihmisiä. Hallituksen tulee ottaa tämä huomioon budjetoinnissaan, uusia lainoja harkitessaan ja myös kaikissa muissa päätöksissään. Yhdelle vastikkeen nostosta aiheutunut kuukausittainen lisäkustannus saattaa olla mitätön, mutta toiselle se saattaa olla jopa ylitsepääsemättömän suuri, Saloranta muistuttaa.
– Mielestäni tilinpäätöksestä ja sen merkityksestä puhuttaessa on todella tärkeää muistaa myös se, että hallitus on viimekädessä vastuussa siitä, että tilinpäätös on laadittu lain kirjainta noudattaen. Me Oivalla olemme hallitusten apuna. Huolehdimme tilinpäätösten laatimisesta vahvalla osaamisella ja jo vuosikymmenten kokemuksella. Olemme huolellisia ja aina luottamuksen arvoisia, hän lupaa lopuksi.
Oulun Isännöintikeskus Oy on liittynyt osaksi Oiva Isännöinti Groupia. Paikallisesti Oulussa palvelevan isännöintitoimiston toiminta jatkuu ennallaan, mutta sen taustalta löytyy jatkossa aiempaa laajemman ammattilaisjoukon osaaminen. Myös asiakkaille suunnatut digitaaliset palvelut nousevat kokonaan uudelle tasolle.
Oivan tavoitteena on muuttaa isännöintialaa perusteellisesti ja kasvattaa toimintaansa rakentamalla valtakunnallista huippuammattilaisten verkostoa. Jatkossa yhä useammilla oululaisilla taloyhtiöillä on siis mahdollisuus saada osakseen erinomaiseen asukaskokemukseen tähtäävää isännöintipalvelua: osaavat ja luotettavasti palvelevat oivalaiset ovat taloyhtiöiden sekä näiden osakkaiden ja hallituslaisten arjessa tukena, tekemässä yhteistyöllä asumisesta turvallista ja viihtyisää.
Tuttu henkilökunta palvelee paikallisesti myös jatkossa
Oulun Isännöintikeskus Oy:n Janne Väyrynen henkilökuntineen on innoissaan mahdollisuudesta päästä osaksi Oiva Isännöinnin huippuammattilaisten joukkoa.
– Haluamme olla etulinjassa muuttamassa alaamme entistä läpinäkyvämpään, asiakaskeskeisempään ja modernimpaan suuntaan. Asiakastyöhömme muutoksella ei ole välitöntä vaikutusta. Tuttu henkilökunta palvelee entiseen tapaan, hän sanoo.
– Jatkamme toimintaamme itsenäisenä yhtiönä omalla nimellämme, eikä omistajavaihdoksella ole vaikutusta asiakassopimuksiin tai toimipisteeseemme. Nimenmuutos Isännöintikeskuksen brändin alta Oiva Isännöinniksi tapahtuu myöhemmin. Tiedotamme asiasta tarkemmin, kun suunnitelmat etenevät, Väyrynen lisää.
Oulun Isännöintikeskus osaksi koko toimialan muutosta
Oivaan yhdistyessään Oulun Isännöintikeskus liittyy mukaan isännöinnin muutokseen, jonka toimiala ja suomalaiset taloyhtiöasukkaat ansaitsevat.
– Läpinäkyvyys on Oivan toiminnan ja koko toimialan muutoksen ajuri. Takaamme parhaan hinta-laatusuhteen ja hinnoittelumallimme ovat läpinäkyvät. Asiakkaamme tietävät sopimusehdot, mitä palvelut maksavat ja mikä mahdollisten lisätöiden hinta on, Oiva Isännöinnin operatiivinen johtaja Mikko Niskanen kuvailee.
– Lisäksi kehittämämme digitaaliset ratkaisut tulevat helpottamaan sekä taloyhtiön hallituksen työskentelyä että asukkaiden asiointia. Asiakkaillamme on aina käytössään ajankohtaisimmat tiedot omasta taloyhtiöstään, eli ne samat, jotka isännöitsijälläkin on, hän lisää.
Paikallista palvelua moniosaavan tiimin ja digiapureiden voimin
Oiva haastaa isännöintialaa pohjaamalla toiminnan tiimityöskentelyyn ja paikalliseen palveluun. Oma isännöitsijä on asiakkaan pääyhteyshenkilö ja hänet tavoittaa mutkattomasti useita eri yhteydenottokanavia pitkin.
Paikallisen osaamisen taustalla valtakunnallisesti toimii Oivan monialainen ammattilaistiimi, joka kehittää työkaluja ja tukee asumisen ja asiakaspalvelun ammattilaisia päivittäisessä työssään.
– Kiinnitämme jatkuvasti huomiota siihen, että yhdellä isännöitsijällä sopiva määrä kohteita, eli hänellä on jatkuvasti aikaa perehtyä asioihin ja hän vastaa ripeästi. Tiimityöskentely puolestaan takaa sen, että asiakas saa aina asiantuntevaa apua ja hänelle voidaan tarjota ratkaisuja ennakoivasti, eli jo ennen kuin hän itse huomaa niitä tarvitsevansa, Niskanen sanoo.
– Me tiedämme että onnistuneeseen muutokseen ei ole oikopolkua. Se saavutetaan läpinäkyvyydellä, paremmalla palvelulla ja moderneilla työkaluilla. Tätä työtä tulemme jatkamaan osana Oiva Isännöintiä. Päämäärämme on tarjota erinomainen asukaskokemus kaikille asiakkaillemme, Väyrynen tiivistää lopuksi.
Osana Oulun Isännöintikeskus Oy:n omistajajärjestelyjä Janne Väyrynen on kutsuttu Oivan osakkaaksi ja hän jatkaa nykyisissä tehtävissään toimiston johdossa.
Erinomainen asukaskokemus kaikille ja kiinteistön arvon aktiivinen kehittäminen. Siinä taloyhtiön johtamisen keskeisimmät päämäärät tiivistetysti. Mutta minkälaisella johtamisella tavoitteet voidaan saavuttaa? Entä minkälainen rooli kokonaisuudessa on isännöinnillä? Näkökulmia näihin monisyisiin kysymyksiin antaa Oiva Isännöinti Groupin toimitusjohtaja Jussi Niemelä.
Taloyhtiöitä ei ole kahta samanlaista. Eroja tekevät asuinkiinteistöjen tyyppi, sijainti ja ikä, sekä aivan erityisesti niissä asuvat ihmiset. Taloyhtiöiden erilaisuus asettaa vaatimuksia myös niiden johtamiselle.
– Hyvä johtaminen lähtee mielestäni ennen kaikkea sen ymmärtämisestä, että jokaisen osakkaan ja asukkaan ajatukset ja mielipiteet ovat merkityksellisiä, Niemelä aloittaa.
– Asukkaiden ääntä tulisi kuulla remonttien suunnittelussa sekä muissa merkittävissä, esimerkiksi asumismukavuuteen ja -turvallisuuteen vaikuttavissa asioissa että jatkuvasti päivittäisen tekemisen rinnalla. Tämä koskee niin hallituksia kuin isännöintiäkin, hän tarkentaa.
Oiva Isännöinnin palveluun kuuluu, että kumppanuus uuden taloyhtiön kanssa startataan asukaskyselyllä. Sen avulla saadaan aikaan yhteinen kuva siitä, mikä asukkaiden ja osakkaiden mielestä toimii ja mikä ei.
– Meillä toiminnan keskiössä ovat taloyhtiön ihmiset. Kun tekeminen pohjautuu heidän aitoihin tarpeisiinsa ja toiveisiinsa, voimme tuottaa erinomaisen asukaskokemuksen jokaiselle. Me autamme hallituksia toimimaan omassa roolissaan koko yhtiölle parhaalla ja sen kaikki ihmiset huomioivalla tavalla, Niemelä lupaa.
Digitaalisuus antaa vahvan pohjan tiedolla johtamiselle
Digitalisaatio on viimeisen kymmenen vuoden aikana leikannut läpi koko yhteiskunnan ja lähes kaikkien elämänalojen – toisaalla vauhdikkaammin ja toisaalla verkkaisemmin. Isännöinti lukeutuu Niemelän mukaan näistä joukoista jälkimmäiseen. Kehitettävää ja parannettavaa siis riittää vielä, ja Oiva Isännöinti aikoo olla tienraivaaja alallaan.
Mutta mitä lisäarvoa digitaalisuus ja esimerkiksi sen laajan sateenvarjon alle lukeutuvat sähköiset tiedon keräämisen mallit tuovat taloyhtiön johtamiseen?
– Se monelle tuttu ”palvelu”, jossa yhtiön päättäjien käytössä on tilinpäätös sähköisessä muodossa jossain nettisivulla, ei vielä todellakaan tee autuaaksi. Me lanseeraamme vielä tämän kesän aikana digitaalisia työkaluja, joiden myötä niin meidän palvelutiimimme kuin taloyhtiöiden päättäjät saavat entistä laajemman, todenmukaisemman ja ajantasaisemman kuvan taloyhtiön nykytilasta ja suunnasta. Jatkossa hallituksen on entistä helpompi pitää sormensa taloyhtiöelämän pulssilla, ja myös yhteydenpito helpottuu ja nopeutuu, Niemelä kuvailee
– Tehokkaiden työkalujemme avulla päätöksenteko voidaan perustaa laajemmin faktoille, mikä tuo tehokkuutta resurssien käyttöön ja kustannussäästöjä. Ylipäätään johtamisesta tulee vaikuttavampaa, hän lisää.
Ennakoivan suunnittelun merkitys korostunut entisestään
Faktapohjainen ennakointi taloyhtiön johtamisen perusperiaatteena on kasvattanut Niemelän mukaan merkitystään viime vuosina huomattavasti.
– Mediasta kuulee uutisia jopa taloyhtiöiden maksukyvyttömyydestä. Nämä ikävät tilanteet ovat monesti usean asian summia. Pitkäjänteisen talouden ja maksuvalmiuden suunnittelun merkitys on kasvanut entisestään, yhden tilikauden mittainen aikajänne ei toimi.
– Vaikka taloyhtiöt ja niiden ihmiset elävät aina ensisijaisesti siinä tietyssä hetkessä, on hyvässä johtamisessa osattava suunnata näkökulma sen parhaillaan rullaavan arjen ja tilikauden yli, ja jopa lakisääteisen PTS-suunnitelman rajojen taakse. Jos asioita katsotaan liian kapeasti ja eletään kädestä suuhun, on kustannuksiltaan kalliita yllätyksiä todennäköisesti edessä ennemmin tai myöhemmin. Oikea-aikainen toiminta on nyt tärkeämpää kuin pitkään aikaan, Niemelä sanoo.
Yksi keskeinen työkalu johtamisen näkökulman uudelleen kohdistamisessa on taloyhtiöstrategia. Se tuo toimintaan konkretiaa ja yhdessä jaettua merkityksellisyyttä.
– Taloyhtiön hallituksiin ei aina ole tunkua, eikä tehtävää koeta mielekkääksi saatikka palkitsevaksi. Asiat tuntuvat vierailta ja ei oikein tiedetä, miten roolissa kuuluisi toimia.
– Taloyhtiöstrategialla johtamistyön fokus saadaan käännettyä pelkästä pintapuolisesta reagoinnista proaktiiviseksi ja oikea-aikaiseksi tekemiseksi. Toisin sanoen strategian avulla voidaan tehdä asiat ja vaikutusmahdollisuudet myös hallitustyöhön tottumattomille helpommin ja syvällisemmin ymmärrettäviksi, ja sen myötä niihin voidaan myös keskittyä tarpeenmukaisesti, vaikuttavasti ja pitkäjänteisesti, Niemelä toteaa.
Isännöitsijä taitaa kirjanpidon – ja mittavan määrän muuta taloyhtiölle arvokasta
Oiva Isännöinnin asiantuntevat palvelutiimit ovat apuna taloyhtiöiden moninaisessa arjessa – yhtiöiden kokoon tai ikään katsomatta ympäri Suomen. Oivalaiset tekevät siis taloyhtiöpäättäjien kanssa myös strategista tulevaisuustyötä niin yhtiöiden talouden, kiinteistöjen kunnossapidon kuin yleisen asumisviihtyvyyden kehittämisen saroilla.
– Yhä edelleen jotkut mieltävät isännöinnin roolin melko kapeaksi, eli hiukan kärjistäen sanottuna taloyhtiön hallinnolliseksi kirjanpitotoimistoksi, joka hoitaa lähinnä lakisääteiset tehtävät hallituksen puolesta. Hyvän johtamisen kokonaisuuteen kuuluu myös paljon muuta ja aivan yhtä tärkeää.
– Me Oivalla mietimme taloyhtiöiden kanssa yhdessä, että miten meillä menee nyt ja aivan erityisesti, miten meillä tulee menemään, jos jatkamme samalla mallilla. Mielestäni isännöinnin tehtävä on osata analysoida ja selittää myös vaikeaselkoiset asiat ymmärrettäviksi ihan jokaiselle Matti ja Maija Meikäläiselle. Sitä kautta johtamistyöstä tulee mielekkäämpää, mutkattomampaa ja viime kädessä kiinteistön arvon säilymistä paremmin tukevaa, Niemelä muotoilee lopuksi.
Verkkosivujen etusivulla kävijää tervehtivä tekoälyavusteinen keskustelurobotti tarjoaa luotettavaa tietoa selkeässä muodossa ja ohjaa asiointipolulla eteenpäin. Perinteisten palvelukanavien rinnalle otettu uutuus on tiettävästi ensimmäinen laatuaan koko isännöinnin toimialalla.
Kenen vastuulle kuuluvat taloyhtiössä ikkunanpuitteet? Mistä kaikista remonteista tulee tehdä muuttotyöilmoitus? Taloyhtiöasuminen herättää tunnetusti jos jonkinlaisia kysymyksiä niin asukkaiden kuin yhtiön osakkaiden ja hallituslaisten parissa.
Oiva Isännöinnin verkkosivuille huhtikuussa lisätty AI apuri tarjoaa selkokielisiä vastauksia lukuisiin kysymyksiin ja antaa napakoita toimintaohjeita erilaisiin taloyhtiöarjen tilanteisiin. Oivan ja sen yhteistyökumppanien kehittämä palvelu on tiettävästi isännöinnin toimialalla ensimmäinen laatuaan.
– Me haluamme mahdollistaa erinomaisen asukaskokemuksen ja sujuvan asioinnin kaikille asiakkaillemme. Tiedämme tavoitteen saavuttamisen edellyttävän jatkuvaa ajan hermolla pysymistä myös tekoälyratkaisujen saralla. Kehitämme verkkosivujamme käyttäjien digitaalisia askelmerkkejä tutkimalla sekä laajan sisäisen ja myös ulkoisen asiantuntijaverkostomme voimin. Ja mikä tietysti tärkeintä, asiakkaittemme tarpeita ja kuunnellen, Oiva Isännöinnin asiakaskokemusjohtaja Petri Uomala kertoo.
AI apuri palvelee perinteisen asioinnin rinnalla
Oivan AI apuri eli tekoälyavusteinen kysymys-vastausrobotti tuo siis Oivan asiakkaille uuden tavan saada asiantuntevaa ja luotettavaa tiedollista apua juuri siinä hetkessä, kun sitä tarvitsee. AI apuri palvelee paikallisten isännöintitoimistojen perinteisten palvelukanavien rinnalla.
– AI apurin avulla voimme palvella entistä paremmin myös toimistoajan ulkopuolella, eli iltaisin, viikonloppuisin ja pyhinä. Uskomme tällaiselle palvelumallille olevan vahva sijansa tässä ajassa, Uomala kuvailee.
– Vaikka palvelu on ensisijaisesti suunnattu asiakkaillemme, sitä voivat toki hyödyntää myös kaikki muut, joita asumisen asiat kiinnostavat, hän vinkkaa.
Osana verkkosivujen kehitystä Oiva on uudistaa lähitulevaisuudessa myös verkkosivuilta löytyvät asiointilomakkeet, eli muun muassa muutto- ja remontti-ilmoitukset sekä asiakirjatilaukset.
– Tavoitteemme on tehdä asiakkaittemme sähköisestä asioinnista mahdollisimman mutkatonta ja helppoa. Verkkosivuilla tehtävien palvelupyyntöjen sähköinen käsittelymalli on nyt aiempaa suoraviivaisempi. Osa lomakkeista ohjautuu myös kolmansille osapuolille kuten huoltoyhtiöön automaattisesti, mikä sekin tuo lisää ripeyttä palveluprosessiimme, Uomala toteaa.
AI apuri tarjoaa asiantuntijoiden keräämää tietoa lähdeviitteineen
Oivan AI apurin antamat vastaukset rakentuvat lähdeaineistoista, jotka ovat Oivan itse kokoamia. Keskustelurobotin kehitystyössä on ollut mukana paitsi koko joukko tekoälytekniikan ”koodivelhoja” myös asumisen ja isännöintialan palveluasiantuntijoita, kuten Oivan asiakaspalvelupäällikkö Sanna Rantasalo-Keinonen tiimeineen.
– Olemme vuosien saatossa huomanneet, että saamme runsaasti kysymyksiä ja yhteydenottoja samoista teemoista. Nyt olemme niputtaneet nuo tiedot yhteen ja kehittäneet niiden pohjalle uuden sujuvamman digiasioinnin mallin, Rantasalo-Keinonen kertoo.
– Kaikki keskustelurobotin lähdetiedot ovat siis omissa käsissämme, ja me myös rikastamme lähdetietokantaa jatkuvasti sitä mukaa, kun uusia aiheita nousee asiakaskeskusteluissa esille. Myös vastausten lähdeviitteet tuodaan AI apurissa käyttäjälle tarjolle, minkä ansiosta hän voi halutessaan tutustua kysymyksensä aihepiiriin myös syvemmin muutamalla klikkauksella, Rantasalo-Keinonen lisää.
Isännöinnin palvelut helpommin hankittaviksi
Oiva Isännöinti siis kehittyy ja digitalisoituu, mutta yhtiö pitää silti kiinni paikallisesta ja ihmisläheisestä asiakaspalvelutavastaan. Nyt keväällä verkkosivuilla on nähty uusia avauksia myös taloyhtiöpäättäjille, jotka vasta etsivät sitä oikeaa, parempaa isännöintiä tarjoavaa kumppania.
– Olemme pyrkineet tekemään isännöintipalvelujen hankkimisen mahdollisimman mutkattomaksi ja selkeäksi sekä tarjottujen palvelujen laajuuden kuin myös kustannusten osalta. Palvelumme on nyt niputettu neljään eritasoiseen pakettiin, joiden joukosta taloyhtiö voi valita omiin tarpeisiinsa sopivimman.
– Palvelupaketin valinnan voi aloittaa esimerkiksi vastaamalla pikakyselyyn, jossa kartoitetaan taloyhtiön kotipaikkakunta ja asuntojen lukumäärä. Kyselyn tuloksena saa suoraan suuntaa antavan arvion isännöintipalvelumme kuukausihinnasta, Oivan myyntijohtaja Tomi Taanila kertoo.
Tutustu Oivan palvelupaketteihin tästä
Isännöintitoimistossa työskentelevä tekninen isännöitsijä on remonttikoordinaattori ja tietotuki, ”taloyhtiön tekninen selkäranka”, joka palvelee taloyhtiöitä isännöitsijän rinnalla. Mitä kaikkea tällaisen asiantuntijan työpöydälle käytännössä kuuluukaan? Ja mikä on tekemisen merkitys taloyhtiöille ja sen ihmisille?
Teknisen isännöitsijän työnkuvasta ja tämän työpanoksen moninaisesta merkityksestä kertoo Arto Liiten, joka työskentelee kyseisessä roolissa Satakunnan alueen Oiva Isännöinnissä.
Liitenin mukaan tekninen isännöitsijä on tavallisesti rakennusteknisen koulutuksen saanut asiantuntija, joka toimii hallinnollisia asioita hoitavan isännöitsijän työparina. Oivalla on erilaisia vastuualueita hallitsevia teknisiä isännöitsijöitä toimipisteillä, he auttavat asiakasyhtiötämme aina osakasmuutostöiden hallinnoinnista peruskorjaushankkeisiin ja kiinteistöjen kehitysprojekteihin asti. Liitenin itsensä työpäivät taittuvat suurelta osin huoneistokohtaisten muutostöiden parissa.
– Otan vastaan ja tarkastan osakkaiden muutostyöilmoituksia. Tarvittaessa pyydän lisäselvityksiä ja annan remontoijalle ohjeistuksia remontin toteuttamiseen ja tarvittaviin valvontakäynteihin liittyen.
– Lisäksi toimin muutostöissä linkkinä hallituksen ja isännöitsijän suuntaan, eli valvon projektin etenemistä alusta loppuun asti. Pidän kaikki osapuolet jatkuvasti kartalla, miten vaikka kylppäri- ja saunaremontti jossain kohteessa etenee, hän kuvailee.
Aikataulutusta, budjetointia, tarjouspyyntöjä ja valvontakäyntejä
Teknisen isännöitsijän vastuualueisiin kuuluvat lisäksi projektikoordinointi sekä taloyhtiön ja sen osakkaiden etujen ajaminen myös laajempien remonttien sekä erilaisten vahinkotilanteiden yhteydessä.
– Putki- ja julkisivuremontit, vesivahinkojen kartoitukset ja jälkihoito sekä asuntoremontteja edeltävät asbestikartoitukset ovat niitä tyypillisimpiä kokonaisuuksia, joita me tekniset isännöitsijät viemme läpi. Laadimme tarjouspyyntöjä urakoitsijoille ja toimimme neuvonantajana taloyhtiön suuntaan. Me valvomme ja varmistamme, että työt tulee tehtyä hyvää rakennustapaa noudattaen.
– Kun osaaminen tällaisiin tilanteisiin saadaan omasta isännöintitoimistosta, on se monesti taloyhtiölle vaivattomampaa, luotettavampaa ja myös kustannustehokkaampaa, Liiten toteaa.
Rakennustekniikan asiantuntemusta ja tiivistä yhteistyötä kumppaneiden kanssa
Teknisen isännöitsijän työpäivät ovat aina erilaisia. Ne täyttyvät monenlaisista projekteista, joissa on tyypillisesti useita eri osapuolia: taloyhtiön osakkaita ja hallituslaisia, huoltoyhtiöitä, urakoitsijoita, viranomaisia sekä tietysti kollegoja omasta isännöintitoimistosta.
– Moneen suuntaan saa olla yhteydessä ja pitää lankoja käsissä, jotta työt ja projektit etenevät arjessa mallikkaasti. Pidän aina taloyhtiön puolia ja pyrin löytämään esimerkiksi juuri korjaushankkeissa sen yhtiölle kokonaisuutena kaikkein fiksuimman ja kustannustehokkaimman toteutustavan.
– Ensisijaisesti tämä työ on asiakaspalvelutyötä osakkaiden ja hallitusten suuntaan, ja siitä nautin itse todella paljon. On mielestäni hienoa, kun voin auttaa asiakkaitamme pitämään hyvää ja pitkäjänteistä huolta monelle kaikkein tärkeimmästä omaisuudesta, omasta kodista.
Neljä pääpointtia teknisestä isännöitsijästä:
Oiva Isännöinti haluaa rauhoittaa taloyhtiöiden elämää, ja jatkossa osa sen hallinnoimista kiinteistöistä rauhoitetaan äänentasoltaan täysin hiljaisiksi. Juhlintaan taipuvaisille asukkaille avautuu samalla aivan uudenlainen mahdollisuus itsensä toteuttamiseen ja äänekkäästä elämästä nauttimiseen: uusissa Soiva-taloyhtiöissä kaikki sanoo, antaa soittaa vaan!
Oiva Isännöinti on tässä ajassa kiinni. Yhtiö kuuntelee herkällä korvalla koko asiakaskuntansa tarpeita ja kehittää toimintaansa niiden pohjalta.
– Signaalit uuden Soiva-taloyhtiön suosiolle ovat tosi voimakkaita. Patoutunutta juhlimisen tarvetta tuntuu olevan lähes jokaisessa ikäryhmässä, Oiva Isännöinnin asiakaskokemusjohtaja Petri Uomala aloittaa.
– Suomen talvi on pitkä, synkkä ja hiljainen, ja tietyn nuoremman väen maltti kenties vielä kehitysasteella. Eivät he kerta kaikkiaan pysty odottamaan koko syksyä, talvea ja kevättä sinne kesäfestarilaitumille pääsyä. Senioriosastolta löytyy puolestaan porukkaa, joka haluaa verestää kukkakuvioituja muistojaan progressiivisen rockin ja suomi-iskelmän kultaisilta vuosikymmeniltä. Heitä me haluamme palvella, ja siinä samalla rauhallisuutta ja hiljaisuutta kaipaavia myös, Uomala perustelee uudenlaisen avauksen taustoja ja tarkoitusperiä.
Soiva-taloyhtiöitä tullaan perustamaan ympäri Suomen kaikille Oiva Isännöinnin toimialueille Helsingistä Ouluun asti. Asukasvalinnan kriteereissä on mukana muun muassa musiikkimaku.
– Meillä Oivalla ollaan tämän asian suhteen hyvinkin liberaaleja. Kaiken musiikin kauneus on kuulijansa korvassa. Silti me haluamme jo ennakolta tehdä pientä luokittelua muun muassa raskaamman mustan musiikin ja konemusakansan välille. Näin voimme välttää isompia ristiriitoja ja luoda yhteisöjä, joissa kaikki voivat nauttia täysillä koko ajan.
Myös asuntojen hoitovastikkeet määräytyvät ainutlaatuiselle taloyhtiötyypille ominaisella tavalla.
– Vastikkeeseen on korvamerkitty oma osansa yhteisten äänentoistojärjestelmien sähkönkulutukselle. Kun musiikki tuuttaa täysillä kellon ja kalenterin ympäri, kyllä siinä saunanlämmityksen ja monen muun jatkuvan kulutuksen kilowattiluvut kakkoseksi jää.
Lisäksi Soiva-asukas saa itse valita haluaako kuukausittaisena asukasetuna neon-värisen valotikun vai kertakäyttöiset korvatulpat.
– Niiden kustannus yhtiölle on aika lailla sama. Itse suosittelen jälkimmäistä jo ihan terveyden ja hyvinvoinnin nimissä. Kyllä se desibelien sietoraja varmaan kovimmallakin bailaajalla joskus vastaan tulee, Uomala tuumii.
Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmän ruuhkautuminen saattaa vaikuttaa etenkin uusien osakkaiden arkeen: omistaja saa viralliset osakkaan oikeudet vasta, kun asuntokaupan jälkeinen omistusmuutos on rekisteröity ja tieto siitä on välitetty myös Oivalle. Uusien omistusten käsittely Maanmittauslaitoksella saattaa tällä hetkellä kestää harmillisen pitkään, eli jopa 5-6 kuukautta ja osakekirjojen sähköistyksissä peräti kahdeksan kuukautta.
Oivan isännöimien taloyhtiöiden osakeluettelot on siirretty Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään. Tietojen siirto edellyttää omistuksen rekisteröintiä kaikilta osakkeenomistajilta. Asialla ei ole kiire, jos huoneisto ei ole vaihtanut omistajaa. Rekisteröintiä ei myöskään kannatta ehdoin tahdoin kiirehtiä, ennen kuin Maanmittauslaitoksen ruuhkat helpottavat taas.
Alla toimintaohjeita eri tilanteisiin.
Oletko uusi osakas taloyhtiössä?
Saitko kutsun kevään yhtiökokoukseen, vaikka olet myynyt asuntosi?
Jos postiluukustasi tipahtaa kutsu kokoukseen yhtiössä, josta olet vastikään myynyt asuntosi, toimitathan kutsun uudelle osakkeenomistajalle.
Kutsun ohessa on tuttuun tapaan valtakirjapohja, jonka täyttämällä voit valtuuttaa uuden osakkaan osallistumaan virallisesti kokoustilaisuuteen ja käyttämään äänioikeuttaan sen päätöksissä. Kiitos yhteistyöstä!
Mikä huoneistotietojärjestelmä?
Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen järjestelmä, joka kokoaa lakisääteisesti yhteen tiedot taloyhtiön osakesarjojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Tämä puolestaan parantaa tietojen luotettavuutta sekä sujuvoittaa asuntokauppaa ja siihen liittyvää luotonantoa. Tutustu tarkemmin tästä.
Laki rahanpesun ja terrorismin estämisestä (444/2017) tuli voimaan jo kesällä 2017 ja sitä on myöhemmin täsmennetty mm. lain soveltamisalan osalta. Rahanpesulakia sovelletaan nyt myös isännöintiyritykseen tai henkilöisännöitsijään kirjanpitopalvelun tarjoajana. Lain keskeisenä tavoitteena on estää rahanpesua ja terrorismin rahoittamista.
Rahanpesulain mukaan isännöinnin on tunnistettava asiakkaansa koko asiakassuhteen keston ajan. Ilman asianmukaista todentamista isännöintiyritys ei saa perustaa tai ylläpitää asiakassuhdetta. Lisäksi isännöinnin on verrattava tunnistamiaan hallitusten jäseniä viikoittain viranomaisten julkaisemiin pakote- ja jäädytyslistoihin.
Henkilöllisyyden todentamisen lisäksi tunnistautumiseen liittyy myös PEP-kirjaus (PEP = Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö). Tämä kysely on lomakkeen yhteydessä taloyhtiön hallitusten jäsenille. PEP-kyselyssä kartoitetaan henkilöitä, jotka ovat tai ovat olleet poliittisesti vaikutusvaltaisissa tehtävissä tai korkea-arvoisessa tärkeässä julkisessa virassa kansainvälisellä, eurooppalaisella tai kansallisella tasolla, sekä myös tällaisten henkilöiden perheenjäseniä tai työtovereita.
Oiva Isännöinti on ostanut turkulaisen Isännöintimestarit Oy:n koko osakekannan. Vuonna 2009 perustettu toimisto on tarjonnut isännöintipalveluita lähinnä Turun talousalueen taloyhtiölle.
Turkuun laajentuminen kasvattaa Oivan toimistopaikkakuntien määrän jo 17:ään.
Kaupan myötä Oivan toimistokartan pisteisiin lisätään uusi merkintä Turun kohdalle. Muut toimistopaikkakunnat ovat Helsinki, Espoo, Vantaa, Mäntsälä, Porvoo, Tampere, Nokia, Lahti, Pori, Rauma, Eura, Jyväskylä, Kuopio, Seinäjoki, Mikkeli ja Oulu.
Jatkossa turkulaisillakin taloyhtiöillä on mahdollisuus hoitaa asumiseen liittyvät asiansa kätevästi Oivan digitaalisissa palvelukanavissa, ja nauttia myös muista taloyhtiöelämää helpottavista arjen palveluista.
Isännöintimestarien nykyisten asiakkaiden isännöintipalveluihin kaupalla ei ole välitöntä vaikutusta. Palvelut jatkuvat sopimusten mukaisesti, ja taloyhtiön oma isännöitsijä työskentelee jatkossakin tiiviisti hallituksen kanssa.
– Isännöintimestarit on panostanut toiminnassaan hallittuun ja suunnitelmalliseen hallinnon hoitoon, tekniseen osaamiseen, aktiiviseen viestintään ja avoimuuteen pyrkien pitkäaikaiseen ja luottamukselliseen asiakassuhteeseen. Näistä lähtökohdista se sopii uutena palasena luontevasti Oivan tiimiin, toteaa Oiva Isännöinnin toimitusjohtaja Jussi Niemelä.
Parempaa taloyhtiöelämää ja sujuvaa arkea
Oivan lähtökohtana on tarjota asiakkailleen parempaa taloyhtiöelämää.
– Oivalle tärkeää on, että isännöimissämme taloyhtiössä asukkaiden elämä on sujuvaa ja vaivatonta. Siitä huolehtivat paikalliset, tutut isännöitsijät tiimeineen. Isännöintimestarien kokenut tiimi saa nyt tuekseen lisäksi Oivan laajan ja monialaisen ammattilaisten joukkueen sekä nykyaikaiset digitaaliset työkalut, Oivan liiketoimintajohtaja Mikko Niskanen korostaa.
– On hienoa, että Isännöintimestareillakin avoimuus on ollut paikallisuuden lisäksi tärkeä arvo. Oivalla se näkyy muun muassa selkeässä ja läpinäkyvässä hinnoittelussa. Panostamme siihen, että arkipäiväinen asiointi sujuu helposti digissä ja taloyhtiön asiat ovat palvelukanavissa avoimia ja näkyviä asukkaille.
Oivan liikevaihto on nyt noin 40 miljoonaa euroa. Isännöintimestarien yhdeksänhenkinen tiimi liittyy osaksi Oivan noin 400 isännöintiammattilaisen joukkoa. Avainhenkilöt Tiina ja Satu Virta on kutsuttu Oivan osakkaiksi.
Yhteystiedot
Oivan asiakaspalvelun yhteystiedot löydät toimistosi sivulta
Valitse työtä Suomeen
