Oiva Isännöinnin tietosuojaseloste

Yleistä 

Isännöintiyrityksen toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida asiakasyhtiöihin liittyviä henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä on sovittu kunkin asiakkaan kanssa erillisellä tietosuojaliitteellä. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä. 

Henkilötietojen asianmukainen käsittely 

Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menetelmillä varmistetaan, että toimintatapamme henkilötietojen käsittelyssä sekä toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi ovat asianmukaiset. Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menettely on toteutettu Oiva Isännöinti Groupissa seuraavalla tavalla: 

• Tietojen käsittelyyn on tietty käyttötarkoitus ja lainmukainen peruste. Käsittely on rekisteröidyn kannalta läpinäkyvää. 
• Rekisteröidyistä käsitellään vain tarpeellista tietoa ja vain siihen tarkoitukseen, mihin tiedot on alunperin kerätty. 
• Tietoja voivat käsitellä organisaatiossa vain ne henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta tarve. Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain tarkoituksenmukaisella tavalla. 
• Tietoja säilytetään asianmukainen turvallisuus huomioiden ja vain niin kauan kuin on tarpeen. 
• Tiedot ovat täsmällisiä ja ajan tasalla. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Tarvitsemme osakkaan, hallituksen jäsenen ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön hallinnon ja taloushallinnon sekä teknisen ylläpidon tehtävissä, taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa, taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä, hallituksen kokoonpanon hallinnassa, viranomaisilmoituksista huolehtimisessa sekä rahapesulain vaatimien tiedonkeruu tehtävien noudattamisessa. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. 

Rekisterit, kerättävät henkilötiedot ja käytettävät tietojärjestelmät 

Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja asiakkaidemme lukuun etupäässä seuraavissa rekistereissä: 

• Asiakasrekisteri. Kerättäviä henkilötietoja ovat asiakkaan nimi, sähköposti, puhelinnumero. 
• Asukasrekisteri. Kerättäviä henkilötietoja ovat asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, sisään- ja poismuuttoajankohdat.  
• Hallitusrekisteri. Kerättäviä henkilötietoja ovat hallituksen jäsenen nimi, syntymöaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, PEP-tieto (tieto, siitä, onko polittisesti vaikutusvaltainen henkilö).  

• Autopaikkarekisteri. Kerättäviä henkilötietoja ovat asukkaan/osakkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, rekisteritunnus. 
• Avainhallintarekisterit. Kerättäviä henkilötietoja ovat asukkaan/osakkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero. 
• Kunnossapito- ja muutostyörekisteri. Kerättäviä henkilötietoja ovat asukkaan/osakkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero. 
• Osakeluettelo ja luettelo osakkeen aiemmista omistajista. Kerättäviä henkilötietoja ovat osakkaan ja muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, hallintaan oikeuttavien osakkeiden määrä ja numerot. 
• Pesutupa-, saunavuoro- ja muut vastaavat rekisterit. Kerättäviä henkilötietoja ovat asukkaan/osakkaan nimi, osoite. Mikäli syntymäaika tai henkilötunnus on välttämätön tieto saunamaksujen perimisen kannalta, myös ne rekisteröidään. 
• Tietopyyntörekisteri. Kerättäviä henkilötietoja ovat tietopyynnön tekijän nimi, yhteystiedot (siltä osin kuin tietopyynnön lähettäjä ne esittää tai ne ovat tarpeen tietopyynnön lähettäjän tunnistamiseksi), organisaatio (mikäli edustaa organisaatiota). Mikäli pyyntö esitetään toisen henkilön puolesta, tallennetaan pyyntöä koskevan henkilön nimi. 
• Vastike- ja vuokrareskontra. Kerättäviä henkilötietoja ovat asukkaan/osakkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero. 

Käytämme tavanomaisten toimisto-ohjelmistojen ohella pääasiassa Hausvise- taloushallinto- ja kiinteistönhallintajärjestelmää. 

Käsittelyn peruste 

Käsittelemme henkilötietoja rekisterinpitäjää ja rekisteröityä koskevan sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Joissain tapauksissa käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.  

Tietojen kerääminen 

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä tai myöhemmin taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Henkilötietoja saadaan myös edelliseltä isännöintiyritykseltä isännöitsijän vaihdon yhteydessä. 

Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero) kertyy internetsivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Internet-sivujen kautta voi tehdä erilaisia ilmoituksia (osakkaan muutostyöilmoitus, taloonmuuttoilmoitus, vikailmoitus) tai tilata asiakirjoja tai antaa palautetta. 

Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tarvittaessa tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta. 

Saatuja tietoja käytetään vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. 

Tietojen säilyttäminen 

Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista asiakkuuden siirron, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. 

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen 

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön ja isännöintiyrityksen käyttämille palveluntarjoajille kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön. Tietoja siirretään yrityksen käyttämien palveluntuottajien tietojärjestelmiin. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietoturva ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintaohjeet 

Isännöintiyrityksessämme on laadittu erillinen henkilöstön tietoturvaohje. Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käsittelyoikeudet on rajattu asiakkuuden hoitamiseen liittyviin ylläpidollisiin ja hallinnollisiin tehtäviin. Tiloissa on asianmukaiset suojaus- ja kulunvalvontajärjestelmät. Väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla. 

Tietojen sijainti 

Henkilötiedot sijaitsevat tietojärjestelmätoimittajien palvelimilla, rekisterinpitäjän omilla palvelimilla sekä työntekijöiden työasemilla. Paperimuodossa olevia asiakirjoja on toimistossamme ja toimiston arkistossa. Asiakkaiden asiakirja-aineistoja voi sijata asiakkaiden omissa, lukituissa tiloissa ja vastuulla. 

Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista tiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista. 

Pyyntö on toimitettava kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (yhteystiedot alla).  

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä. 

Emme tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä emmekä profilointia käsittelemiemme henkilötietojen perusteella. 

Lisätiedot ja tietopyynnöt 

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä Oivan tietosuojavastaavaan osoitteessa tietosuoja@oi.fi.