Oiva Isännöinnin tietosuojaseloste

Oiva Isännöinnin tietosuojaseloste

Tietosuojaperiaatteet asiakkuuksien hoidossa

Yleistä 

Isännöintiyrityksen toiminnan kannalta on välttämätöntä kerätä ja hallinnoida asiakasyhtiöihin ja niiden asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä on sovittu kunkin asiakasyhtiön kanssa erillisellä tietosuojaliitteellä. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä. 

Rekisterinpitäjä

Oiva Isännöinti Group Oy (3217413-6)
Atomitie 2 B, 00370 Helsinki

Toimistojen yhteystiedot: www.oi.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja@oi.fi

Henkilötietojen asianmukainen käsittely 

Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menetelmillä varmistetaan, että toimintatapamme henkilötietojen käsittelyssä sekä toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi ovat asianmukaiset. Asianmukaisen tiedonkäsittelyn menettely on toteutettu Oiva Isännöinti Groupissa seuraavalla tavalla: 

• Tietojen käsittelyyn on tietty käyttötarkoitus ja lainmukainen peruste. Käsittely on rekisteröidyn kannalta läpinäkyvää. 
• Rekisteröidyistä käsitellään vain tarpeellista tietoa ja vain siihen tarkoitukseen, mihin tiedot on alunperin kerätty. 
• Tietoja voivat käsitellä organisaatiossa vain ne henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta tarve. Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain tarkoituksenmukaisella tavalla. 
• Tietoja säilytetään asianmukainen turvallisuus huomioiden ja vain niin kauan kuin on tarpeen. 
• Tiedot ovat täsmällisiä ja ajan tasalla. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Tarvitsemme osakkaan, hallituksen jäsenen ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme sekä hoitaa näiden kautta tulevat tehtävät ja ilmoitukset, kuten muutostyöt, muuttoilmoitukset, asiakirjojen tilaus ja toimitus, ja palautteet. Käytämme tietoja taloyhtiön hallinnon ja taloushallinnon sekä teknisen ylläpidon tehtävissä, taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa, taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä, hallituksen kokoonpanon hallinnassa, viranomaisilmoituksista huolehtimisessa sekä rahanpesulain vaatimien tiedonkeruutehtävien noudattamisessa. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua sekä lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi. 

Henkilötietorekisterit, kerättävät henkilötiedot ja säännönmukaiset tietolähteet

Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja asiakkaidemme lukuun etupäässä seuraavissa rekistereissä: 

• Asiakasrekisteri. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: asiakasyrityksen edustajan nimi, organisaatio, asema, sähköposti, puhelinnumero.

Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjää ja rekisteröityä koskevan sopimuksen täytäntöönpano.

• Asukasrekisteri. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, sisään- ja poismuuttoajankohdat, asukkaan käyttämät palvelut, laskutustiedot (vastikkeen/vuokran maksua varten), tiedot kunnossapito- ja muutostöistä, avainhallintatiedot, rekisteritunnus (autopaikan hallinnointia ja laskutusta varten).

Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjää ja rekisteröityä koskevan sopimuksen täytäntöönpano sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

• Hallitusrekisteri. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: hallituksen jäsenen nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, PEP-tieto (tieto, siitä, onko poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö).

Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

• Ilmoituskanavarekisteri. Ilmoituskanavan kautta tulevat ilmoitukset käsitellään anonyymisti emmekä kerää ilmoituskanavassa henkilötietoja. Ilmoittaja saattaa kuitenkin ilmoituksessa tuoda itse esille itseensä tai toiseen henkilöön liittyviä henkilötietoja.

Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

• Osakeluettelo ja luettelo osakkeen aiemmista omistajista. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: osakkaan ja muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, hallintaan oikeuttavien osakkeiden määrä ja numerot.

Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

• Tietopyyntörekisteri. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: tietopyynnön tekijän nimi, yhteystiedot (siltä osin kuin tietopyynnön lähettäjä ne esittää tai ne ovat tarpeen tietopyynnön lähettäjän tunnistamiseksi), organisaatio (mikäli edustaa organisaatiota). Mikäli pyyntö esitetään toisen henkilön puolesta, tallennetaan pyyntöä koskevan henkilön nimi.

Käsittelyn oikeusperuste: Rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta sopimuksen teon tai sisäänmuuton yhteydessä, taloyhtiöltä, tai kolmannelta osapuolelta (huoneistotietojärjestelmä, Maanmittauslaitos, muu viranomainen, internet-sivujen palveluntarjoaja). Henkilötietoja saadaan myös edelliseltä isännöintiyritykseltä isännöitsijän vaihdon yhteydessä.

Kaikista rekisteröidyistä ei välttämättä kerätä kaikkea yllä mainittua tietoa. Mikäli henkilötunnus on välttämätön tieto asumisen palveluihin liittyvien maksujen perimisen kannalta, myös ne rekisteröidään.

Tietojen säilyttäminen 

Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja ennalta määritellyn ajan ja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista asiakkuuden siirron, laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Lisätietoja henkilötietojen säilytyksestä saat tietosuojavastaavalta osoitteesta tietosuoja@oi.fi.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen 

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön ja isännöintiyrityksen käyttämille palveluntarjoajille kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Aina kun mahdollista, olemme valinneet tietojen säilytyspaikan tietoturvallisista, Euroopassa sijaitsevista palvelinkeskuksista. Jotkin käyttämistämme palveluntarjoajista saattavat sijaita EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella tai varmuuskopioida tietoja kolmansiin maihin.

Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisestä siirrosta saat tietosuojavastaavalta osoitteesta tietosuoja@oi.fi.

Tietoturva ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintaohjeet 

Isännöintiyrityksessämme on laadittu erillinen henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvaohje ja henkilöstön tietosuojatietoisuutta pidetään yllä säännöllisillä koulutuksilla. Henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käsittelyoikeudet on rajattu asiakkuuden hoitamiseen liittyviin ylläpidollisiin ja hallinnollisiin tehtäviin ja vain niille, joiden tehtävien hoitamiseksi kyseisten tietojen käsittely on välttämätöntä. Tilat ja laitteet on suojattu asianmukaisin suojaus- ja valvontajärjestelmin. Väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla. 

Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto häntä koskevista henkilötiedoista, oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista. Pyyntö on toimitettava kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (yhteystiedot alla).  

Emme tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä emmekä profilointia käsittelemiemme henkilötietojen perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietosuojaan liittyvien oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi valvontaviranomaiselle, mikäli emme ole noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700

Lisätiedot ja tietopyynnöt 

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä Oiva Isännöinti Group Oy:n tietosuojavastaavaan osoitteessa tietosuoja@oi.fi.