Taloyhtiöiden isännöinti – Sujuvasti ja luotettavasti
Taloyhtiössä elämisen kuuluu olla lepposaa ja huolista vapaata. Oiva Isännöinti hoitaa taloyhtiösi isännöinnin niin, että saat nauttia taloyhtiöelämän parhaista puolista
Miksi Oiva Isännöinti?
Haluamme olla parantamassa teidänkin taloyhtiöelämää. Näillä rakennuspalikoilla saamme taloyhtiöelämän luistamaan ja kiinteistön arvon kukoistamaan.
- Emme myy vain isännöintiä, vaan taloyhtiön kokonaisvaltaista hallintaa. Asiakas olet sinä ja koko taloyhtiö!
- Hinnoittelemme palvelumme selkeästi ja läpinäkyvästi.
- Kilpailutamme myös yhteistyökumppanit rehdisti ja reilusti.
- Panostamme taloyhtiön omiin sähköisiin asiointikanaviin.
- Taloyhtiön laaja ammattilaisten tiimi huolehtii kokonaisuudesta
- Taloyhtiön oma isännöitsijä työskentelee tiiviisti hallituksen kanssa.
- Palvelutiimimme auttaa asumisen asioinnissa ja on hyvin tavoitettavissa.
- Tekniset isännöitsijämme vastaavat kiinteistön arvon säilyttämisestä sekä sen kasvattamisesta. Johdamme urakat selkeästi ilman osinkoja.
- Panostamme työntekijöidemme hyvinvointiin ja ammattitaitoon.
Mitä isännöinti maksaa?
Mitä isännöintiin kuuluu?
Hallinnon johtaminen
- Asukasyhteydenottojen hoitaminen
- Osakasyhteydenottojen hoitaminen
- Asumispalveluiden (pyykkitupa, sauna, autopaikat yms.) käytön organisointi ja ylläpito
- Kokousasioiden valmistelu, yhtiökokousten koollekutsuminen, pöytäkirjojen laatiminen, päätösten toimeenpano sekä kokouksiin osallistuminen
- Sopimusten valmistelu, läpikäynti hallituksen kanssa, neuvottelut sopijapuolen kanssa ja sopimusten allekirjoittaminen:
- tarjouspyynnön laatiminen, tarjousten pyytäminen, tarjousvertailujen laatiminen, kilpailutusten ja katselmusten järjestäminen sekä tehtävämäärittelyjen laatiminen, sopimusneuvottelut, allekirjoitusvaltuuksista huolehtiminen
- esimerkiksi kiinteistönhoitosopimukset, toimittajasopimukset, vakuutussopimukset, taloyhtiön normaalin ylläpidon järjestämiseen liittyvät tavanomaiset urakkasopimukset
- Sopimuksiin liittyvien erimielisyyksien alustava hoitaminen: Laajemmissa riitatilanteissa taloyhtiö hankkii ulkopuolisen asiantuntijan.
- Toimittajien (esimerkiksi sähkö, vesi, kaukolämpö) ja palvelutuottajien (esimerkiksi kiinteistöhuolto, jätehuolto ja talotekniikan huollot) toiminnan sopimuksenmukaisuuden valvonta
- Viranomaisten kanssa asioiminen: valitusten laatiminen, kieltojen hakeminen (esimerkiksi tupakointikielto), lausumien antaminen (esimerkiksi naapurin kuuleminen rakennushankkeessa)
- Viranomais-, palotarkastus- sekä muihin katselmuksiin osallistuminen (katselmukset liittyvät taloyhtiön tavanomaiseen päivittäiseen toimintaan)
- Yhtiöjärjestyksen muutosten rekisteröinnistä huolehtiminen
- Kaupparekisteri-ilmoitusten tekeminen
- Työsuhdeasioihin liittyvien vuosi-ilmoitusten tekeminen
- Ilmoitukset viranomaisille sekä energiaa ja vettä toimittaville yhteisöille
- Rakentamisen ja korjaus- ja kunnossapitotöiden ilmoitukset verohallinnolle
- Kiinteistöjen arvonlisäverolaskelmat (verollisten tilojen osalta), kuukausi-/vuosi-ilmoitusten ja -tilitysten tekeminen
- Raportointi hallitukselle (esimerkiksi talousarvion toteutuminen, maksuvalmius ja maksuhäiriöt)
- Hallituksen kokoukset: kokousasioiden valmistelu, koollekutsuminen, pöytäkirjojen laatiminen, päätösten toimeenpano sekä kokouksiin osallistuminen
- Osakastiedotteiden (omistajuuteen liittyvät asiat) laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
- Asukastiedotteiden (arjen asumiseen liittyvät asiat) laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
- Erikseen sovittavat raportit käyttäjille (esimerkiksi vedenkulutusseurantaraportti asukkaalle)
- Isännöitsijä-/toimitusjohtajavastuu
- Lakien, säädösten ja valtakunnallisten sekä kunnallisten määräysten seuranta, tulkinta ja niiden edellyttämät toimenpiteet
- Taloyhtiön vuokraustoiminnasta huolehtiminen
- Osakeluettelon ylläpito, tietojen tarkistaminen ja omistajien kirjaaminen
- Osakekirjojen ja väliaikaistodistusten antamiseen ja vaihtamiseen liittyvät tehtävät
- Isännöitsijäntodistuksen laatiminen ja antaminen tilinpäätösasiakirjoineen pyydettäessä
- Yhtiöjärjestyksen mukaisen lunastusmenettelyn käynnistäminen
- Yhtiön turvallisuudesta huolehtiminen (esimerkiksi pelastussuunnitelman paikkansapitävyyden varmistaminen ja tarvittaessa pelastussuunnitelman päivittämisestä huolehtiminen, palo- ja pelastusmääräysten toteutumisesta huolehtiminen sekä tulityöluvista huolehtiminen)
- Vakuutusasioista huolehtiminen (esimerkiksi riittävä vakuutusturva, vahinkoilmoitukset, korvausasiat)
- Laina-asioiden hoitaminen ja kiinnitysten (panttikirjojen) hakeminen
- Pysäköinninvalvonnan järjestämisestä huolehtiminen
- Energiatodistusten tilaaminen
- Häiriöiden hoitaminen:
- Häiriötilanteisiin liittyvien huomautusten ja varoitusten laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
- Huoneiston hallintaanoton käynnistäminen
- Huoneiston hallintaanoton jatkotoimenpiteet yhtiökokouspäätöksen jälkeen
- Irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
- Häädön hakeminen tuomioistuimesta riidattomissa hallintaanotto-/vuokralaisen häätö -tilanteissa
- Taloyhtiön eduista huolehtiminen:
Uusi taloyhtiö: vuositarkastuksesta huolehtiminen ja siihen mennessä havaittujen virheiden dokumentointi ja reklamointi rakennuttajalle, vakuuksien seuranta, vuositarkastuksen jälkeinen seuranta sekä vikojen ja puutteiden dokumentointi ja reklamointi rakennuttajalle
Korjaushanke: takuuaikana esiin tulevien virheiden dokumentointi ja reklamointi urakoitsijalle, takuutarkastuksesta huolehtiminen, vakuuksien seuranta, 10-vuotisvastuuajan seuranta sekä virheiden dokumentointi ja reklamointi urakoitsijalle
- Taloyhtiön tietojen hallinnan järjestäminen (kiinteistön sopimusten, asiakirjojen ja piirustusten säilyttämisestä huolehtiminen)
- Taloyhtiölle rekisterinpitäjänä kuuluvista tietosuojavelvoitteista huolehtiminen
- Avainhallinnan organisointi
- Työsuhteisiin (mm. kiinteistön palkkalistoilla olevat siistijät, talonmiehet) liittyvät rekrytoinnit ja perehdytys
Kiinteistön ylläpidon palvelut
- Kiinteistönhoitosuunnitelman laatiminen
- Huoltokirjan tilaaminen ja sen käytön valvonnan järjestäminen
- Kuntoarvion ja teknisen PTS:n tilaaminen
- Kiinteistön ja sen laitteiden kunnon seurannan järjestäminen
- Rakennusten kunnon ja korjaustarpeiden seuranta
- Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen sekä katselmuksiin osallistuminen
- Kulutusseurannasta huolehtiminen (seuranta kerran vuodessa)
- Osakkaiden muutostyöilmoitusten käsitteleminen, yhtiön edun huomioiminen ja valvonnan järjestäminen
- Remonttirekisterin ylläpitäminen
- Hankkeiden toteutuksen ja valvonnan organisointi
- Tarvittavien viranomaislupien hakeminen
- Työnaikaisesta tiedottamisesta asukkaille ja muille tahoille huolehtiminen
- Vastaanotto- ja takuuaikajärjestelyistä huolehtiminen
- Urakka- ja takuuajan vakuuksien seuranta
- Tehtyjen korjaus- ja muutostoimenpiteiden dokumentointi
- Korjauksiin ja muihin hankkeisiin liittyvien asiakirjojen ja piirustusten säilyttämisestä huolehtiminen
Talousjohtaminen
- Toiminta- ja rahoitussuunnitelman laatiminen
- Maksuvalmiuden suunnittelu ja ylläpito
- Varainhoidon järjestäminen
- Laskujen perusteiden selvittäminen, hyväksyminen ja maksaminen ajallaan
- Saatavien valvonta
- Lainojen nosto
- Lainojen hoito ja maksaminen ajallaan
- Huoneistokohtaisten lainaosuuslaskelmien laatiminen osakkaan pyynnöstä
- Lainaosuuksien poismaksuun liittyvien toimenpiteiden hoitaminen
- Tontinosan lunastukseen liittyvien toimenpiteiden hoitaminen
- Vuokra- ja vastikekirjanpidon laatiminen, vuokra- ja vastike-erien laskutus
- Käyttökorvausten kirjanpidon laatiminen ja laskutus
- Palkkahallinnosta, mukaan lukien kausi- ja vuosi-ilmoitukset, huolehtiminen
- Arvonlisäveron laskenta ja tilitys arvonlisäverollisille osakkaille tai vuokralaisille
- Arava- ja hitas-lunastuslaskelmien laatiminen pyydettäessä
- Vastike- ja käyttökorvausten perintään liittyvien maksumuistutusten ja varoitusten laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen hallintaanotosta päättävään yhtiökokoukseen asti
- Huoneiston hallintaanotosta päättävän yhtiökokouksen jälkeiset jatkotoimenpiteet
- Vuokrien perintään liittyvien maksumuistutusten ja varoitusten laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
- Talousarvion laatiminen
- Talousarvion toteutumisen seuranta
- Laajempien talouden/kirjanpidon erityisselvitysten tekeminen tarvittaessa
- Rahoituslaskelmien laatiminen
- Hankkeiden ja verosuunnittelun hoitaminen siten, ettei taloyhtiölle tai sen osakkaille aiheudu tarpeettomia veroseuraamuksia
- Kirjanpidon laatiminen
- Maksuperusteisen kirjanpidon ja tätä vastaavan talousarviovertailun laatiminen isännöintisopimuksen päättyessä
- Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen tekeminen
- Tilinpäätösaineiston toimittaminen tilintarkastukseen
- Tilintarkastuksen järjestäminen
- Tilinpäätösaineiston kerääminen ja toimittaminen osakkaille esimerkiksi yhtiökokousta varten
- Veroilmoituksen laatiminen tarvittaessa
- Verotuksen oikeellisuuden tarkistaminen