Oivan palvelut taloyhtiöille
Pidämme huolen, että taloyhtiöelämä luistaa ja kiinteistöjen arvo kukoistaa.
Miksi valita Oiva
Tyytyväisiä ja pitkäaikaisia asiakkaita
Asiakkaamme ovat tutkitusti erittäin tyytyväisiä tapaamme toimia ja palvella heitä. He myös mielellään suosittelevat meitä.
Hyödynnä osaamistamme, tehdään yhdessä
Työskentelemme vuosikelloa hyödyntäen yhdessä taloyhtiön hallituksen ja asukkaiden kanssa budjetti- ja talousasioissa, mutta myös pidemmän aikavälin kunnossapidon suunnittelussa.
Palvelua kaikkina aikoina
OmaOiva-asiointikanava yhdistää digitaaliset palvelut ja perinteisen puhelinpalvelun asiakasta 24/7 läpi vuoden palvelevaksi kokonaisuudeksi.
Taloyhtiöllesi räätälöity palvelutiimi
Oman isännöitsijän lisäksi sinua palvelee kokonainen palvelutiimi. Näin varmistamme sen, että tavoitat meidät helposti ja tarpeisiisi tarttuu ripeästi siihen paras asiantuntija.
Voit valita sinulle sopivan hinnoittelumallin
Voit valita kiinteän hinnan tai perinteisen, lakisääteisiin palveluihin sekä lisätöihin perustuvan mallin. Ja mikä parasta, tarjoamme kiinteälle hinnalle hintatakuun.
Valvo taloyhtiösi etuja kattavilla palveluillamme
Oli sitten kyse taloyhtiön hallinnoinnista, palveluiden kilpailuttamisesta tai korjaushankkeista, kokeneet isännöitsijämme ja palvelutiimimme varmistavat taloyhtiösi intressien toteutumisen eri kumppaneiden kanssa.
Isännöinnin palvelupaketit
Taloyhtiöiden tarpeet ja toimintamallit vaihtelevat. Osa yhtiöistä haluaa etukäteen tietää isännöinnin vuosikulut mahdollisimman tarkasti. Heille sopii kiinteähintainen sopimus. Toiset haluavat edullisen perushinnan ja erillisen laskutuksen mahdollisesti tarvittavista lisätöistä. Oiva mahdollistaa molemmat. Taloyhtiönne hallitus voi myös koko ajan seurata kustannuksia ja talouden kehitystä läpinäkyvästi digitaalisesta palvelusta.
Palvelupakettimme kertovat jo tarjousvaiheessa yksityiskohtaisesti, mitä valitsemanne palvelu pitää sisällään ja mitä se yhtiöllenne tulee maksamaan. Valinta on lopulta teidän.
Oiva Normaali -pakettiin kuuluvat perinteiset isännöitsijän, kirjanpitäjän, kiinteistösihteerin ja asiakaspalvelun tehtävät.
Asiakassuhteen alkaessa taloyhtiölle laaditaan myös oma strategia. Peruspalveluiden ulkopuoliset erillistyöt, teknisen isännöitsijän palvelut ja esimerkiksi peruskorjaushankkeiden projektinjohto laskutetaan erikseen palveluhinnaston mukaisesti.
Mahdollisimman tarkkaa ennakoitavuutta arvostavalle sopii Oiva Kiinteä -palvelupaketti.
Kiinteä kuukausihinta sisältää peruspaketin lisäksi myös erillislaskutettavat työt pois lukien osakasmuutostyöt, peruskorjaushankkeiden projektinjohto, vahinkotapahtumat ja energiajohtaminen.
Valitessanne Oiva Kiinteän tiedätte ennalta lähes eurolleen isännöinnin vuosikustannukset.
Huolettomuutta ja erittäin kattavaa palvelua haluavat valitsevat Oiva Plus -paketin.
Se sisältää käytännössä kaiken taloyhtiön hallinnollisessa ja teknisessä hoidossa ja ylläpidossa tarvittavan.
Yksilölliseen palveluun kuuluu esimerkiksi teknisen isännöitsijän henkilökohtainen raportointi taloyhtiön elinkaaren hallintaan liittyvistä asioista.
Arvokiinteistöille on oma Oiva Arvotalo -palvelupaketti, jossa kokonaisvaltaisesta taloyhtiöjohtamisesta vastaavat erityisesti arvotaloihin erikoistuneet isännöitsijämme.
Vuosittain toteutettavien kiinteistöauditoinnin ja talokyselyn lisäksi paketti sisältää mm. Private Banking -palvelut.
Lisäpalveluna pakettiin on saatavissa teknisen isännöitsijän työ, energiajohtamisen palvelut sekä erillislaskutettavat työt palveluhinnaston mukaisesti. Oiva Arvotalo on saatavissa myös kiinteähintaisena.
Mitä isännöintiin kuuluu
Hallinnon johtaminen
- Asukasyhteydenottojen hoitaminen
- Osakasyhteydenottojen hoitaminen
- Asumispalveluiden (pyykkitupa, sauna, autopaikat yms.) käytön organisointi ja ylläpito
- Raportointi hallitukselle (esimerkiksi talousarvion toteutuminen, maksuvalmius ja maksuhäiriöt)
- Hallituksen kokoukset: kokousasioiden valmistelu, koollekutsuminen, pöytäkirjojen laatiminen, päätösten toimeenpano sekä kokouksiin osallistuminen
- Kokousasioiden valmistelu, yhtiökokousten koollekutsuminen, pöytäkirjojen laatiminen, päätösten toimeenpano sekä kokouksiin osallistuminen
- Osakastiedotteiden (omistajuuteen liittyvät asiat) laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
- Asukastiedotteiden (arjen asumiseen liittyvät asiat) laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
- Erikseen sovittavat raportit käyttäjille (esimerkiksi vedenkulutusseurantaraportti asukkaalle)
- Sopimusten valmistelu, läpikäynti hallituksen kanssa, neuvottelut sopijapuolen kanssa ja sopimusten allekirjoittaminen:
- tarjouspyynnön laatiminen, tarjousten pyytäminen, tarjousvertailujen laatiminen, kilpailutusten ja katselmusten järjestäminen sekä tehtävämäärittelyjen laatiminen, sopimusneuvottelut, allekirjoitusvaltuuksista huolehtiminen
- esimerkiksi kiinteistönhoitosopimukset, toimittajasopimukset, vakuutussopimukset, taloyhtiön normaalin ylläpidon järjestämiseen liittyvät tavanomaiset urakkasopimukset
- Sopimuksiin liittyvien erimielisyyksien alustava hoitaminen: Laajemmissa riitatilanteissa taloyhtiö hankkii ulkopuolisen asiantuntijan.
- Toimittajien (esimerkiksi sähkö, vesi, kaukolämpö) ja palvelutuottajien (esimerkiksi kiinteistöhuolto, jätehuolto ja talotekniikan huollot) toiminnan sopimuksenmukaisuuden valvonta
- Isännöitsijä-/toimitusjohtajavastuu
- Lakien, säädösten ja valtakunnallisten sekä kunnallisten määräysten seuranta, tulkinta ja niiden edellyttämät toimenpiteet
- Taloyhtiön vuokraustoiminnasta huolehtiminen
- Osakeluettelon ylläpito, tietojen tarkistaminen ja omistajien kirjaaminen
- Osakekirjojen ja väliaikaistodistusten antamiseen ja vaihtamiseen liittyvät tehtävät
- Isännöitsijäntodistuksen laatiminen ja antaminen tilinpäätösasiakirjoineen pyydettäessä
- Yhtiöjärjestyksen mukaisen lunastusmenettelyn käynnistäminen
- Yhtiön turvallisuudesta huolehtiminen (esimerkiksi pelastussuunnitelman paikkansapitävyyden varmistaminen ja tarvittaessa pelastussuunnitelman päivittämisestä huolehtiminen, palo- ja pelastusmääräysten toteutumisesta huolehtiminen sekä tulityöluvista huolehtiminen)
- Vakuutusasioista huolehtiminen (esimerkiksi riittävä vakuutusturva, vahinkoilmoitukset, korvausasiat)
- Laina-asioiden hoitaminen ja kiinnitysten (panttikirjojen) hakeminen
- Pysäköinninvalvonnan järjestämisestä huolehtiminen
- Energiatodistusten tilaaminen
- Häiriöiden hoitaminen:
- Häiriötilanteisiin liittyvien huomautusten ja varoitusten laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
- Huoneiston hallintaanoton käynnistäminen
- Huoneiston hallintaanoton jatkotoimenpiteet yhtiökokouspäätöksen jälkeen
- Irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
- Häädön hakeminen tuomioistuimesta riidattomissa hallintaanotto-/vuokralaisen häätö -tilanteissa
- Taloyhtiön eduista huolehtiminen:
Uusi taloyhtiö: vuositarkastuksesta huolehtiminen ja siihen mennessä havaittujen virheiden dokumentointi ja reklamointi rakennuttajalle, vakuuksien seuranta, vuositarkastuksen jälkeinen seuranta sekä vikojen ja puutteiden dokumentointi ja reklamointi rakennuttajalle
Korjaushanke: takuuaikana esiin tulevien virheiden dokumentointi ja reklamointi urakoitsijalle, takuutarkastuksesta huolehtiminen, vakuuksien seuranta, 10-vuotisvastuuajan seuranta sekä virheiden dokumentointi ja reklamointi urakoitsijalle
- Viranomaisten kanssa asioiminen: valitusten laatiminen, kieltojen hakeminen (esimerkiksi tupakointikielto), lausumien antaminen (esimerkiksi naapurin kuuleminen rakennushankkeessa)
- Viranomais-, palotarkastus- sekä muihin katselmuksiin osallistuminen (katselmukset liittyvät taloyhtiön tavanomaiseen päivittäiseen toimintaan)
- Yhtiöjärjestyksen muutosten rekisteröinnistä huolehtiminen
- Kaupparekisteri-ilmoitusten tekeminen
- Työsuhdeasioihin liittyvien vuosi-ilmoitusten tekeminen
- Ilmoitukset viranomaisille sekä energiaa ja vettä toimittaville yhteisöille
- Rakentamisen ja korjaus- ja kunnossapitotöiden ilmoitukset verohallinnolle
- Kiinteistöjen arvonlisäverolaskelmat (verollisten tilojen osalta), kuukausi-/vuosi-ilmoitusten ja -tilitysten tekeminen
- Taloyhtiön tietojen hallinnan järjestäminen (kiinteistön sopimusten, asiakirjojen ja piirustusten säilyttämisestä huolehtiminen)
- Taloyhtiölle rekisterinpitäjänä kuuluvista tietosuojavelvoitteista huolehtiminen
- Avainhallinnan organisointi
- Työsuhteisiin (mm. kiinteistön palkkalistoilla olevat siistijät, talonmiehet) liittyvät rekrytoinnit ja perehdytys
Kiinteistön ylläpidon palvelut
- Kiinteistönhoitosuunnitelman laatiminen
- Huoltokirjan tilaaminen ja sen käytön valvonnan järjestäminen
- Kuntoarvion ja teknisen PTS:n tilaaminen
- Kiinteistön ja sen laitteiden kunnon seurannan järjestäminen
- Rakennusten kunnon ja korjaustarpeiden seuranta
- Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen sekä katselmuksiin osallistuminen
- Kulutusseurannasta huolehtiminen (seuranta kerran vuodessa)
- Hankkeiden toteutuksen ja valvonnan organisointi
- Tarvittavien viranomaislupien hakeminen
- Työnaikaisesta tiedottamisesta asukkaille ja muille tahoille huolehtiminen
- Vastaanotto- ja takuuaikajärjestelyistä huolehtiminen
- Urakka- ja takuuajan vakuuksien seuranta
- Tehtyjen korjaus- ja muutostoimenpiteiden dokumentointi
- Korjauksiin ja muihin hankkeisiin liittyvien asiakirjojen ja piirustusten säilyttämisestä huolehtiminen
- Osakkaiden muutostyöilmoitusten käsitteleminen, yhtiön edun huomioiminen ja valvonnan järjestäminen
- Remonttirekisterin ylläpitäminen
Talousjohtaminen
- Toiminta- ja rahoitussuunnitelman laatiminen
- Maksuvalmiuden suunnittelu ja ylläpito
- Varainhoidon järjestäminen
- Talousarvion laatiminen
- Talousarvion toteutumisen seuranta
- Laajempien talouden/kirjanpidon erityisselvitysten tekeminen tarvittaessa
- Rahoituslaskelmien laatiminen
- Hankkeiden ja verosuunnittelun hoitaminen siten, ettei taloyhtiölle tai sen osakkaille aiheudu tarpeettomia veroseuraamuksia
- Laskujen perusteiden selvittäminen, hyväksyminen ja maksaminen ajallaan
- Saatavien valvonta
- Lainojen nosto
- Lainojen hoito ja maksaminen ajallaan
- Huoneistokohtaisten lainaosuuslaskelmien laatiminen osakkaan pyynnöstä
- Lainaosuuksien poismaksuun liittyvien toimenpiteiden hoitaminen
- Tontinosan lunastukseen liittyvien toimenpiteiden hoitaminen
- Vuokra- ja vastikekirjanpidon laatiminen, vuokra- ja vastike-erien laskutus
- Käyttökorvausten kirjanpidon laatiminen ja laskutus
- Palkkahallinnosta, mukaan lukien kausi- ja vuosi-ilmoitukset, huolehtiminen
- Arvonlisäveron laskenta ja tilitys arvonlisäverollisille osakkaille tai vuokralaisille
- Arava- ja hitas-lunastuslaskelmien laatiminen pyydettäessä
- Kirjanpidon laatiminen
- Maksuperusteisen kirjanpidon ja tätä vastaavan talousarviovertailun laatiminen isännöintisopimuksen päättyessä
- Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen tekeminen
- Tilinpäätösaineiston toimittaminen tilintarkastukseen
- Tilintarkastuksen järjestäminen
- Tilinpäätösaineiston kerääminen ja toimittaminen osakkaille esimerkiksi yhtiökokousta varten
- Veroilmoituksen laatiminen tarvittaessa
- Verotuksen oikeellisuuden tarkistaminen
- Vastike- ja käyttökorvausten perintään liittyvien maksumuistutusten ja varoitusten laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen hallintaanotosta päättävään yhtiökokoukseen asti
- Huoneiston hallintaanotosta päättävän yhtiökokouksen jälkeiset jatkotoimenpiteet
- Vuokrien perintään liittyvien maksumuistutusten ja varoitusten laatiminen ja toimittamisesta huolehtiminen
Kiinnostuitko?