Dataskyddsbeskrivning

Oiva Isännöintis dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsprinciper vid kundhantering

Allmänt

Med tanke på disponentbolagets verksamhet är det nödvändigt att samla in och hantera personuppgifter som gäller kundbolagen och deras kunder. Behandlingen av personuppgifter har avtalats med varje kundbolag genom en separat dataskyddsbilaga. All behandling av personuppgifter sker med respekt för de registrerade personernas integritet.

Personuppgiftsansvarig

Oiva Isännöinti Group Oy (3217413-6)
Atomitie 2 B, 00370 Helsingfors
Kontaktuppgifter till kontoren: www.oi.fi
Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet: tietosuoja@oi.fi

Ändamålsenlig behandling av personuppgifter

Genom metoder för ändamålsenlig databehandling säkerställer vi att våra rutiner för behandling av personuppgifter samt åtgärderna för att skydda personuppgifter är korrekta. Den ändamålsenliga databehandlingen genomförs i Oiva Isännöinti Group på följande sätt:

  • Behandlingen av uppgifter har ett specifikt ändamål och en laglig grund. Behandlingen är transparent för den registrerade.
  • Endast nödvändiga uppgifter om de registrerade behandlas, och endast för det ändamål för vilket uppgifterna ursprungligen samlades in.
  • Uppgifterna får endast behandlas av de personer inom organisationen som har behov av det för sitt arbete. Uppgifter lämnas ut till utomstående endast på ett ändamålsenligt sätt.
  • Uppgifterna förvaras med beaktande av lämplig säkerhet och endast så länge som det är nödvändigt.
  • Uppgifterna är korrekta och uppdaterade.

Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Vi behöver personuppgifter om delägare, styrelsemedlemmar och boende för att kunna identifiera våra kunder när de uträttar ärenden hos vårt disponentbolag eller i våra elektroniska tjänster, samt för att sköta de uppgifter och anmälningar som kommer via dessa, såsom ändringsarbeten, flyttanmälningar, beställning och leverans av dokument samt respons. Vi använder uppgifterna för uppgifter inom bostadsföreningens förvaltning och ekonomiförvaltning samt tekniskt underhåll, i övervakningen av bostadsföreningens vederlag och hyror, i indrivning av fordringar, i information till de boende, i ordnandet av tjänster som anskaffats för bostadsföreningen, i hanteringen av styrelsens sammansättning, i skötseln av myndighetsanmälningar samt i efterlevnaden av de insamlingsuppgifter som penningtvättslagen kräver. Dessutom kan uppgifterna behandlas för att bevaka disponentbolagets och bostadsföreningens intresse samt för att uppfylla lagstadgade skyldigheter.

Personuppgiftsregister, insamlade personuppgifter och regelmässiga uppgiftskällor

Vi behandlar och förvarar personuppgifter för våra kunders räkning huvudsakligen i följande register:

  • Kundregister. Vi behandlar följande personuppgifter: namn på kundföretagets representant, organisation, befattning, e-post, telefonnummer.

Rättslig grund för behandlingen: Fullgörande av ett avtal som gäller den personuppgiftsansvarige och den registrerade.

  • Boenderegister. Vi behandlar följande personuppgifter: den boendes namn, födelsedatum eller personbeteckning, adress, e-post, telefonnummer, in- och utflyttningstidpunkter, tjänster som den boende använder, faktureringsuppgifter (för betalning av vederlag/hyra), uppgifter om underhålls- och ändringsarbeten, nyckelhanteringsuppgifter, registreringsnummer (för hantering och fakturering av parkeringsplats).

Rättslig grund för behandlingen: Fullgörande av ett avtal som gäller den personuppgiftsansvarige och den registrerade samt den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

  • Styrelseregister. Vi behandlar följande personuppgifter: styrelsemedlemmens namn, födelsedatum eller personbeteckning, adress, e-post, telefonnummer, PEP-uppgift (uppgift om huruvida personen är en politiskt utsatt person).

Rättslig grund för behandlingen: Efterlevnad av en lagstadgad skyldighet som gäller den personuppgiftsansvarige.

  • Register för visselblåsarkanal. Anmälningar som kommer via visselblåsarkanalen behandlas anonymt, och vi samlar inte in personuppgifter i kanalen. Den som gör anmälan kan dock själv i anmälan föra fram personuppgifter om sig själv eller om en annan person.

Rättslig grund för behandlingen: Efterlevnad av en lagstadgad skyldighet som gäller den personuppgiftsansvarige.

  • Aktieförteckning och förteckning över aktiens tidigare ägare. Vi behandlar följande personuppgifter: namn, födelsedatum eller personbeteckning, adress samt antal och nummer på de aktier som berättigar till besittning, för delägaren och andra innehavare av besittningsrätt till lägenheten.

Rättslig grund för behandlingen: Efterlevnad av en lagstadgad skyldighet som gäller den personuppgiftsansvarige.

  • Register över informationsbegäranden. Vi behandlar följande personuppgifter: namn på den som gör informationsbegäran, kontaktuppgifter (i den mån avsändaren av begäran uppger dem eller de behövs för att identifiera avsändaren), organisation (om personen representerar en organisation). Om begäran framställs på en annan persons vägnar registreras namnet på den person som begäran gäller.

Rättslig grund för behandlingen: Efterlevnad av en lagstadgad skyldighet som gäller den personuppgiftsansvarige.

Uppgifterna fås huvudsakligen av personen själv eller av den organisation personen representerar i samband med att avtal ingås eller inflyttning sker, av bostadsföreningen, eller av tredje part (lägenhetsdatasystemet, Lantmäteriverket, andra myndigheter, leverantören av webbplatsens tjänster). Personuppgifter fås även från det tidigare disponentbolaget i samband med byte av disponent.

Alla ovan nämnda uppgifter samlas inte nödvändigtvis in om alla registrerade. Om personbeteckningen är en nödvändig uppgift för indrivning av avgifter som gäller boendetjänster registreras även den.

Förvaring av uppgifter

Vi förvarar personuppgifter under den lagstadgade tiden eller så länge som den boende/delägaren bor i bostadsföreningen eller bostadsföreningen är kund hos vårt disponentbolag. Därefter förvarar vi uppgifterna under en på förhand fastställd tid och endast så länge och i den omfattning som är nödvändigt med tanke på överföring av kundrelationen, fakturering, indrivning och rättsliga åtgärder.

Mer information om förvaring av personuppgifter får du av dataskyddsombudet på adressen tietosuoja@oi.fi.

Utlämnande och överföring av uppgifter

Personuppgifter lämnas ut till er bostadsförenings officiella representanter för skötseln av deras uppgifter samt till tjänsteleverantörer som bostadsföreningen och disponentbolaget anlitar, såsom underhålls- och indrivningsbolag. Dessutom kan uppgifter lämnas ut till husets boende, delägare eller myndighet på det sätt som lagstiftningen kräver. Utöver detta kan personuppgifter lämnas ut till en myndighet som framställer en lagbaserad informationsbegäran.

Alltid när det är möjligt har vi valt att förvara uppgifterna i datasäkra servercenter belägna i Europa. Vissa av de tjänsteleverantörer vi anlitar kan vara belägna utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, eller ta säkerhetskopior av uppgifter i tredjeländer.

Mer information om internationell överföring av personuppgifter får du av dataskyddsombudet på adressen tietosuoja@oi.fi.

Datasäkerhet och anvisningar för behandling av personuppgifter

Vårt disponentbolag har utarbetat en separat dataskydds- och datasäkerhetsanvisning för personalen, och personalens dataskyddsmedvetenhet upprätthålls genom regelbunden utbildning. Personuppgifterna förvaras i en datasäker miljö och används endast av disponentbolagets anställda på deras skyddade arbetsstationer, till vilka de anställda loggar in med sitt personliga användarnamn. Behandlingsrättigheterna är begränsade till de underhålls- och förvaltningsuppgifter som hänför sig till skötseln av kundrelationen, och endast till dem för vilkas arbetsuppgifter behandlingen av dessa uppgifter är nödvändig. Utrymmena och utrustningen är skyddade med lämpliga skydds- och övervakningssystem. Bekämpning av missbruk och intrångsförsök genomförs med tekniska lösningar och applikationslösningar på olika nivåer.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få information om de personuppgifter som gäller hen, rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter som gäller hen själv eller begränsning av behandlingen, samt rätt att motsätta sig behandlingen av personuppgifter som gäller hen själv. Rätten till radering, begränsning eller invändning gäller dock inte sådana uppgifter vars behandling är nödvändig eller behövlig. Begäran ska lämnas in skriftligen till den person som ansvarar för registerärenden (kontaktuppgifter nedan).

Vi fattar inga beslut som grundar sig på automatiserat beslutsfattande och gör ingen profilering utifrån de personuppgifter vi behandlar.

Den registrerade har rätt att få ett ärende som gäller utövandet av dataskyddsrelaterade rättigheter behandlat av tillsynsmyndigheten, om vi inte har följt bestämmelserna om dataskydd.

Kontaktuppgifter till tillsynsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja@om.fi
Telefonväxel: 029 566 6700

Ytterligare information och informationsbegäranden

I frågor som gäller behandlingen av personuppgifter kan ni kontakta Oiva Isännöinti Group Oy:s dataskyddsombud på adressen tietosuoja@oi.fi.