Hallituksen itsearviointi auttaa tunnistamaan, etenevätkö sovitut asiat, saako hallitus päätöksiin tarvitsemansa tiedot ja ovatko vastuut, aikataulut ja viestintä riittävän selviä. Arviointi voidaan tehdä noin puolessa tunnissa hallituksen kokouksen yhteydessä. 

Itsearviointi ei ole lakisääteinen velvollisuus eikä hallituksen jäsenten tai isännöitsijän henkilökohtainen arvostelu. Tarkoituksena on tarkastella yhteisiä toimintatapoja ja sopia muutamasta konkreettisesta parannuksesta. 

Miksi itsearviointi kannattaa tehdä?

Taloyhtiön hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksen ei tarvitse tehdä kaikkea itse tai osata kaikkia teknisiä ja taloudellisia yksityiskohtia. Sen pitää saada ymmärrettävät tiedot vaihtoehdoista, kustannuksista ja vaikutuksista, jotta se voi tehdä oikeat päätökset oikeaan aikaan. 

Isännöitsijä valmistelee ja vie asioita eteenpäin hallituksen päätösten, ohjeiden ja isännöintisopimuksen mukaisesti. Hallituksen ei pitäisi joutua käyttämään kokouksia tiedon etsimiseen tai toimimaan käytännön työn projektipäällikkönä. Sen pitää kuitenkin tietää, missä tärkeät asiat menevät ja mikä on seuraava vaihe. 

Vuoden loppu on luonteva arviointiajankohta, koska kuluneen vuoden tapahtumat ovat vielä muistissa ja havainnot voidaan ottaa mukaan seuraavan vuoden työskentelyyn. Arviointi kannattaa tehdä myös suuren korjaushankkeen tai muun poikkeuksellisen vaiheen jälkeen.

Viisi kysymystä hallituksen itsearviointiin

Itsearviointi voidaan tehdä yksinkertaisesti noudattamalla seuraavia askeleita:

1. Tiesikö hallitus missä sovitut asiat menevät
   Käykää läpi vuoden tärkeimmät päätökset, korjaukset, selvitykset ja kilpailutukset. Mitkä asiat valmistuivat ja mitkä jäivät kesken? Oliko hallituksella näkyvyys siihen, mikä oli sovittu, mikä oli työn alla ja mikä oli seuraava vaihe? Tarkoitus ei ole etsiä syyllisiä, vaan tunnistaa, puuttuiko joltakin asialta vastuuhenkilö, määräaika tai ajantasainen tilannetieto.
2. Saiko hallitus päätöksiin tarvitsemansa tiedot
   Arvioikaa, saiko hallitus vaihtoehdot, kustannukset, vaikutukset ja tarvittavat asiantuntijanäkemykset riittävän ajoissa ja ymmärrettävässä muodossa. Jos päätöksiä jouduttiin siirtämään tai tekemään kiireessä, tunnistakaa, mitä tietoa puuttui ja miten valmistelua parannetaan seuraavalla kerralla. 
3. Olivatko vastuut ja seuraavat vaiheet selviä
   Pohtikaa, erottuivatko päätöksenteko, valmistelu ja käytännön toteutus toisistaan. Tiesivätkö kaikki, kuka päättää, kuka valmistelee ja pitää asian liikkeessä sekä kuka tekee käytännön työn? Arvioikaa samalla, joutuiko hallitus selvittämään tai kyselemään asioiden etenemistä tarpeettoman paljon. 
4. Pysyivätkö osakkaat ja asukkaat ajan tasalla
   Arvioikaa, kerrottiinko tärkeistä päätöksistä, korjauksista, häiriöistä ja aikatauluista ymmärrettävästi ja oikeaan aikaan. Tarkistakaa myös, olivatko viestintäkanavat ja yhteydenottotavat selviä ja saivatko asukkaat tiedon silloin, kun sillä oli heille käytännön merkitystä. 
5. Mitä tehdään ensi vuonna paremmin?
   Valitkaa keskustelun perusteella yhdestä kolmeen kehityskohdetta. Konkreettinen tavoite voi olla esimerkiksi kokousaineiston toimittaminen aiemmin, päätösten vastuuhenkilön ja määräajan kirjaaminen tai sovittu tapa raportoida keskeneräisten asioiden etenemisestä.

Näin itsearviointi tehdään 30 minuutissa

1. Varatkaa arvioinnille oma kohta hallituksen kokouksen esityslistalta. 

2. Jokainen hallituksen jäsen vastaa ensin viiteen kysymykseen lyhyesti omasta näkökulmastaan. 

3. Keskustelkaa havainnoista ja tunnistakaa asiat, joista hallitus on samaa mieltä. 

4. Valitkaa enintään kolme kehityskohdetta. Liian pitkä lista jää helposti toteuttamatta. 

5. Sopikaa jokaiselle kehityskohteelle seuraava toimenpide, vastuuhenkilö ja ajankohta, jolloin eteneminen tarkistetaan. 

Miten tulokset kirjataan 

Itsearvioinnista ei tarvitse laatia pitkää raporttia. Kirjatkaa sovitut kehittämistoimet hallituksen pöytäkirjaan tai erilliseen muistioon. Yksittäisten jäsenten kommentteja tai arvioita ei tarvitse kirjata. Olennaista on, että sovittu muutos näkyy seuraavan vuoden toiminnassa.

Usein kysyttyä hallituksen itsearvioinnista

Onko hallituksen itsearviointi pakollinen 

Ei. Laissa ei säädetä hallituksen työskentelytapojen itsearvioinnista. Se on hyvän hallintotavan mukainen keino kehittää hallituksen toimintaa. 

Kuka osallistuu itsearviointiin 

Hallituksen jäsenet arvioivat omaa työskentelyään yhdessä. Isännöitsijä voidaan ottaa mukaan erityisesti silloin, kun keskustellaan yhteistyöstä, tiedonkulusta ja asioiden valmistelusta. Hallitus voi tarvittaessa käydä osan keskustelusta myös keskenään. 

Arvioidaanko itsearvioinnissa isännöitsijää 

Itsearvioinnin tarkoitus ei ole arvioida yksittäisen isännöitsijän henkilökohtaisia ominaisuuksia. Hallitus voi kuitenkin arvioida, ovatko yhteistyö, tiedonkulku, valmistelu ja sovittujen asioiden eteneminen toimineet. Havainnot kannattaa käsitellä konkreettisten tilanteiden ja sovittujen toimintatapojen kautta. 

Kuinka usein arviointi kannattaa tehdä 

Useimmille taloyhtiöille yksi arviointi vuodessa riittää. Lisäksi arviointi on hyödyllinen suuren korjaushankkeen tai muun tavallista vaativamman vaiheen jälkeen. 

Pitääkö osakkailta pyytää palautetta 

Osakaskysely ei ole itsearvioinnin edellytys. Jos hallitus haluaa selvittää laajemmin osakkaiden kokemuksia viestinnästä, päätöksenteosta tai taloyhtiön kehittämistarpeista, erillinen kysely voi täydentää hallituksen omaa arviota. 

Mitä arvioinnin jälkeen tapahtuu 

Palatkaa sovittuihin kehityskohteisiin seuraavan vuoden ensimmäisissä kokouksissa. Itsearvioinnista on hyötyä vasta, kun havainnot muuttuvat käytännön toimintatavoiksi.

Hyvä arviointi johtaa seuraavaan tekoon

Hallituksen ei tarvitse ratkaista kaikkia kehityskohteita yhdellä kertaa. Riittää, että tärkeimmät havainnot tunnistetaan ja seuraavista toimista sovitaan selkeästi. Jos arvioinnissa nousee esiin tiedonkulkuun, vastuunjakoon tai asioiden valmisteluun liittyviä kysymyksiä, käykää ne läpi oman isännöitsijänne kanssa.

Lähteet ja lisätiedot:

Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus 

Kiinteistöliitto: Taloyhtiön hallitus