Katso miten Oiva Isännöinti vähentää hallituksen työmäärää 

Taloyhtiön hallituksen jäsenenä kannat vastuuta yllättävän monesta asiasta. 

Budjetit, remontit, kokoukset, kilpailutukset, huoltoasiat, viranomaisvaatimukset ja osakkaiden kysymykset vaativat jatkuvasti huomiota. Moni hallituksen jäsen tekee tätä kaikkea oman työnsä ja vapaa-aikansa ohella. 

Siksi hyvä isännöinti ei ole vain asioiden hoitamista. Sen tärkein tehtävä on tehdä hallituksen työstä helpompaa. 

Jos hallituksen jäsen joutuu jatkuvasti selvittämään, kyselemään ja varmistamaan asioiden etenemistä, syntyy helposti tunne siitä, että vastuu jää lopulta omille harteille. 

Hyvin toimivassa taloyhtiössä hallituksen ei tarvitse käyttää aikaa sen miettimiseen, onko asia hoidettu. Hallitus voi keskittyä päätöksentekoon, koska se tietää missä mennään ja mitä seuraavaksi tapahtuu. 

Kuulostaako tutulta?

Hallituksen työmäärä kasvaa usein vähitellen. Aluksi kyse on pienistä asioista, mutta ajan myötä ne alkavat kuormittaa koko hallitusta. 

Tunnistatko näistä jonkin? 

• Asioiden etenemistä pitää kysellä useita kertoja. 

• Taloyhtiön taloudesta ei ole aina selkeää ajantasaista näkymää. 

• Kokousmateriaalit, pöytäkirjat ja asiakirjat ovat hajallaan eri paikoissa. 

• Huoltopyyntöjen tai remontti-ilmoitusten tilannetta joutuu selvittämään erikseen. 

• Hallituksen jäsenet käyttävät iltojaan asioihin, joiden pitäisi olla jo hoidossa. 

• Kokouksiin valmistautuminen vie enemmän aikaa kuin sen pitäisi. 

• Nykyinen isännöinti tuntuu välillä lisäävän työtä sen sijaan, että se vähentäisi sitä. 

Jos yksikin näistä tuntuu tutulta, hallituksen arkea voisi todennäköisesti helpottaa. 

Mistä hallituksen ylimääräinen työ yleensä syntyy?

Usein kuormitus ei synny yhdestä suuresta ongelmasta, vaan pienistä asioista, jotka alkavat toistua viikosta toiseen. 

Tietoa joutuu etsimään useista eri paikoista. 

Asioiden etenemistä pitää kysellä erikseen. 

Kokousmateriaalit löytyvät yhdestä paikasta, taloustiedot toisesta ja vanhat pöytäkirjat kolmannesta. 

Huoltopyynnön tilanne ei ole tiedossa. 

Remonttiasioiden eteneminen vaatii erillisiä yhteydenottoja. 

Vähitellen hallituksen aikaa alkaa kulua asioiden johtamisen sijaan niiden selvittämiseen. Juuri tästä syntyy kokemus, että taloyhtiön johtaminen on raskaampaa kuin sen pitäisi olla. 

Miten me Oivassa voimme helpottaa hallituksen arkea?

Meidän tavoitteemme on yksinkertainen. 

Haluamme, että hallituksen jäsenillä on selkeä näkyvyys taloyhtiön tilanteeseen ilman jatkuvaa tiedon etsimistä tai asioiden perään kysymistä. 

Tämän vuoksi olemme rakentaneet omassa tiimissämme MyOiva-verkkopalvelun, joka kokoaa taloyhtiön tärkeimmät tiedot, asiakirjat ja asioinnin yhteen paikkaan. 

Kun tieto löytyy helposti, päätöksiä on helpompi tehdä ja hallituksen työmäärä vähenee. 

Taloyhtiön talous näkyy reaaliaikaisesti

Monessa taloyhtiössä talousasioita tarkastellaan vasta silloin, kun kokous lähestyy tai jokin asia vaatii päätöstä. 

MyOivassa hallituksen jäsenet näkevät ajantasaisen näkymän taloyhtiön talouteen silloin kun sitä tarvitaan. 

Palvelusta löytyvät mm.: 

• taloyhtiön talouden yleisnäkymä 

• tulot ja menot selkeästi esitettynä 

• vastikesaatavien tilanne 

• keskeiset talousraportit 

• avoimet ja erääntyneet laskut 

Kun tieto on helposti saatavilla, hallituksen ei tarvitse odottaa seuraavaa kokousta saadakseen kokonaiskuvan tilanteesta. 

Kaikki tärkeät asiakirjat yhdessä paikassa

Taloyhtiön toiminnassa syntyy paljon dokumentteja, pöytäkirjoja, tilinpäätöksiä, talousarvioita, tiedotteita, sääntöjä ja erilaisia hankkeisiin liittyviä aineistoja. 

MyOiva kokoaa nämä yhteen paikkaan, jolloin niiden etsimiseen ei tarvitse käyttää aikaa. 

Hallituksen jäsenet pääsevät käsiksi myös hallituksen omiin aineistoihin, mikä helpottaa valmistautumista kokouksiin ja päätöksentekoon. 

Kokoukset sujuvammin ilman paperisotaa

Kokousmateriaalien kerääminen, lähettäminen ja arkistointi vievät usein yllättävän paljon aikaa. 

MyOivan Kokouskone helpottaa koko prosessia; kokouskutsut, materiaalit, etäosallistuminen, äänestykset ja pöytäkirjat löytyvät samasta paikasta. 

Myös pöytäkirjojen sähköinen allekirjoittaminen onnistuu helposti. 

Kun kokousasiat ovat järjestyksessä, hallituksen aikaa vapautuu itse päätöksentekoon. 

Näet asioiden etenemisen ilman erillisiä kyselyitä

Moni hallituksen jäsen tunnistaa tilanteen, jossa asian etenemisestä ei ole varmuutta. 

• Onko huoltopyyntö käsitelty? 

• Onko remontti-ilmoitus tullut perille? 

• Onko yhteydenotto välitetty eteenpäin? 

MyOivassa näet omat avoimet asiointisi ja niiden käsittelyn tilanteen. 

Tämä vähentää epävarmuutta ja auttaa pitämään kokonaiskuvan hallinnassa ilman ylimääräisiä sähköposteja tai puheluita. 

Arjen asiointi onnistuu yhdestä paikasta

MyOivan kautta voi tehdä huoltopyyntöjä, ilmoittaa muutto- tai remonttitöistä, tilata asiakirjoja, jättää autopaikkahakemuksia sekä esittää saunavuorotoiveita. 

Kun asiointi tapahtuu yhden palvelun kautta, tieto kulkee paremmin ja asioiden seuranta on helpompaa. 

Hallituksen ei pitäisi käyttää aikaa tiedon etsimiseen

Taloyhtiön johtaminen on nykyään vaativampaa kuin koskaan. 

Korjaushankkeet ovat suurempia, talous vaatii tarkempaa seurantaa ja päätöksenteossa liikkuu paljon tietoa. 

Siksi uskomme, että hallituksen aikaa ei pitäisi kuluttaa tiedon etsimiseen tai asioiden perään kysymiseen. Sen pitäisi kulua päätösten tekemiseen ja taloyhtiön kehittämiseen. 

Kun tärkeät tiedot, asiakirjat ja asiointi löytyvät yhdestä paikasta ja kokonaisuus pysyy paremmin näkyvissä, hallituksen työ muuttuu huomattavasti sujuvammaksi. 

Ja juuri siitä hyvässä isännöinnissä on kyse. 

Ei siitä, että asioita hoidetaan vasta pyydettäessä. Vaan siitä, että taloyhtiön arki tuntuu hallitulta, selkeältä ja helpommalta. 

Haluatko nähdä, voisiko hallituksenne arki olla helpompaa?

Keskustellaan taloyhtiön nykytilanteesta ja siitä, miten voisimme auttaa vähentämään hallituksen työmäärää.