Näin sujuvoitat taloyhtiön hallituksen kokousta – 5 käytännön vinkkiä

Venyykö keskustelu, palataanko samoihin asioihin kokouksesta toiseen tai jääkö päätöksen jälkeen epäselväksi, kuka tekee mitä? Hyvä hallituksen kokous ei ole vain nopeasti pidetty kokous. Tärkeämpää on, että osallistujat ymmärtävät, mitä päätettiin ja miten asia etenee.

Näillä käytännön vinkeillä hallituksen kokouksista saa selkeämpiä ja sovitut asiat paremmin liikkeelle.

1. Kertokaa jo esityslistassa, mitä asiasta odotetaan

Pelkkä otsikko ei aina kerro hallituksen jäsenelle, pitääkö hänen perehtyä asiaan etukäteen tai onko kokouksessa tarkoitus tehdä päätös.

Esityslistassa voi merkitä jokaisen asiakohdan esimerkiksi näin:

• Tiedoksi: asiasta kerrotaan hallitukselle, mutta päätöstä ei tarvita.
• Keskusteltavaksi: hallitus muodostaa yhteistä näkemystä, mutta ei vielä päätä.
• Valmisteltavaksi: sovitaan, mitä lisätietoa tai vaihtoehtoja tarvitaan.
• Päätettäväksi: hallituksella on riittävät tiedot päätöksen tekemiseen.

Esimerkiksi otsikko Pihan valaistus jättää paljon arvailun varaan. Selkeämpi kirjaus on: Pihan valaistuksen uusiminen – päätetään tarjousten pyytämisestä.

Kun asian tarkoitus näkyy jo esityslistassa, osallistujien on helpompi valmistautua ja keskustelu pysyy paremmin oikeassa kysymyksessä.

2. Toimittakaa päätöksenteon kannalta olennaiset tiedot etukäteen

Päätöstä on vaikea tehdä, jos vaihtoehdot, kustannukset tai vaikutukset tulevat esiin vasta kokouksessa. Siksi päätettävän asian mukana kannattaa toimittaa ainakin:

• mitä ongelmaa tai tarvetta ollaan ratkaisemassa
• mitkä vaihtoehdot ovat käytännössä mahdollisia
• mitä vaihtoehdot maksavat ja mitä niihin sisältyy
• mitä päätöstä hallitukselta tarvitaan juuri nyt.

Kaikkea ei tarvitse selvittää täydellisesti ennen ensimmäistä keskustelua. Jos päätöksen kannalta olennainen tieto kuitenkin puuttuu, parempi lopputulos voi olla lisäselvityksen tilaaminen kuin kiireellä tehty ratkaisu.

Hallituksen jäsenen ei tarvitse olla talouden, tekniikan tai juridiikan asiantuntija. Hallituksen pitää silti saada tehtävänsä hoitamiseen tarvittavat, olennaiset tiedot. Isännöinti ja muut asiantuntijat auttavat tiedon kokoamisessa ja vaihtoehtojen avaamisessa.

3. Käsitelkää yksi ratkaistava kysymys kerrallaan

Keskustelu lähtee helposti sivuraiteelle, kun samaan aikaan puhutaan ongelmasta, kustannuksista, vastuista ja aiemmista kokemuksista.

Puheenjohtaja voi palauttaa keskustelun käsillä olevaan asiaan kysymällä:

Mikä meidän pitää ratkaista tässä kokouksessa?

Jos keskustelussa nousee esiin toinen tärkeä asia, se kannattaa kirjata myöhemmin valmisteltavaksi. Näin havainto ei unohdu, mutta se ei myöskään estä nykyisen asian käsittelyä.

Keskustelua voi tarvittaessa rajata myös sopimalla etukäteen, kuinka paljon aikaa yhdelle asiakohdalle käytetään. Jos aika ei riitä päätökseen, sovitaan seuraava valmisteluvaihe sen sijaan, että asia jätetään epämääräisesti auki.

4. Tiivistäkää päätös ennen seuraavaan asiaan siirtymistä

Pitkän keskustelun jälkeen osallistujille voi jäädä erilainen käsitys siitä, mitä lopulta päätettiin. Siksi puheenjohtajan tai sihteerin kannattaa sanoa päätös ääneen ennen seuraavaan kohtaan siirtymistä:

Ymmärsinkö oikein, että päätimme toimia näin?

Samalla varmistetaan, että päätös voidaan kirjata pöytäkirjaan täsmällisesti. Hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja, johon tehdyt päätökset kirjataan.

Jos päätöstä ei vielä tehdä, kirjataan yhtä selkeästi:

• mitä lisätietoa tarvitaan
• kuka hankkii tiedon
• milloin asia käsitellään uudelleen.

Myös päätöksen siirtäminen voi olla hallittu lopputulos, kun seuraava askel on kaikille selvä.

5. Nimetkää jatkotoimelle vastuuhenkilö ja seuranta-aika

Pelkkä päätös ei vielä vie asiaa eteenpäin. Jokaisen jatkotoimen yhteydessä kannattaa sopia kolme asiaa:

1. Kuka huolehtii seuraavan vaiheen käynnistämisestä ja seurannasta?
2. Mitä seuraavaksi tehdään?
3. Milloin etenemiseen palataan?

Vastuuhenkilön ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Hän voi esimerkiksi pyytää tarjouksia, olla yhteydessä asiantuntijaan tai varmistaa, että isännöinti vie sovitun asian eteenpäin.

Tehtävän nimeäminen yhdelle henkilölle ei kuitenkaan poista hallituksen yhteistä vastuuta sille kuuluvien tehtävien hoitamisesta ja seurannasta. Tarkoitus on tehdä etenemisestä näkyvää, ei siirtää koko vastuuta yhdelle hallituksen jäsenelle.

Hyvän kokouksen jälkeen kaikki tietävät, mitä seuraavaksi tapahtuu

Kokouksen onnistumista ei kannata mitata vain sen kestolla. Hyvän kokouksen jälkeen osallistujat tietävät:

• mitä päätettiin
• mitä jäi selvitettäväksi
• kuka käynnistää seuraavan vaiheen
• milloin asian etenemiseen palataan.

Kun nämä asiat ovat kunnossa, samoja kysymyksiä ei tarvitse avata jokaisessa kokouksessa uudelleen. Hallituksen työ tuntuu hallittavammalta ja sovitut asiat etenevät varmemmin.

Jäävätkö taloyhtiönne asiat päätöksistä huolimatta roikkumaan?

Jos hallitus joutuu kyselemään samojen asioiden perään tai vastuut tuntuvat epäselviltä, tilanteesta kannattaa keskustella isännöinnin kanssa. Selkeät toimintatavat, vastuut ja seuranta helpottavat sekä hallituksen että isännöinnin työtä.

Voit myös kertoa meille tilanteestanne. Autamme mielellämme hahmottamaan, missä kohtaa asioiden eteneminen yleensä katkeaa.

Otathan yhteyttä omaan toimistoosi MyOivan kautta tai tarkistamalla yhteystiedot täällä >>