Mitä hallituksen kannattaa seurata, valmistella, päättää ja viestiä syksyn ensimmäisinä kuukausina?
Taloyhtiön syksy ei ole yksi pitkä tehtävälista. Elokuussa muodostetaan tilannekuva, syyskuussa valmistellaan tulevia ratkaisuja ja lokakuussa varmistetaan, että seuraavan vuoden asiat etenevät ajoissa. Kuukausittainen rytmi auttaa hallitusta keskittymään olennaiseen ilman, että kaikkea yritetään ratkaista samalla kertaa.
Tämä muistilista on tarkoitettu hallituksen työn suunnitteluun. Se ei korvaa taloyhtiön omaa vuosikelloa, yhtiöjärjestystä tai isännöintisopimusta. Ajankohtia pitää tarvittaessa siirtää taloyhtiön tilikauden ja yhtiökokouskäytännön mukaan.
Käykää kunkin kuukauden kohdat läpi hallituksen ja isännöitsijän kanssa. Muistilistasta on eniten hyötyä, kun jokainen esiin nouseva asia muutetaan konkreettiseksi seuraavaksi vaiheeksi.
Kirjatkaa, mitä asiaa seurataan tai valmistellaan ja miksi se on ajankohtainen.
Nimetkää vastuuhenkilö tai vastuutaho sekä tieto, jota eteneminen vielä edellyttää.
Sopikaa määräpäivä ja kokous, jossa asia käsitellään seuraavan kerran.
Kaikkia kohtia ei tarvitse käsitellä joka kokouksessa. Tarkoitus on tehdä syksyn kokonaisuus näkyväksi, valita tärkeimmät asiat oikeaan aikaan ja huomata hyvissä ajoin, jos valmistelusta puuttuu tietoa.
Kesälomien jälkeen tärkeintä ei ole avata mahdollisimman monta uutta asiaa, vaan selvittää, missä taloyhtiö tällä hetkellä menee. Hallituksen ja isännöitsijän kannattaa koota samaan näkymään talous, kesällä tehdyt korjaukset, keskeneräiset asiat ja loppuvuoden päätöstarpeet.
Seuratkaa: talousarvion toteutumista ja olennaisia poikkeamia. Tarkoitus ei ole käsitellä jokaista laskua, vaan tunnistaa muutokset, jotka voivat vaikuttaa maksuvalmiuteen, vastikkeisiin tai suunniteltuihin töihin.
Varmistakaa: että kesällä tehdyt korjaukset ovat valmistuneet sovitusti. Jos työ on kesken, hallituksen pitää tietää seuraava vaihe, vastuullinen toimija, aikataulu ja mahdollinen kustannusvaikutus.
Kootkaa: keskeneräiset selvitykset, tarjoukset, reklamaatiot ja aiempien päätösten toimeenpano. Jokaiselle asialle nimetään seuraava askel ja tavoiteaika.
Sopikaa: loppuvuoden kokousaikataulu ja merkittävät asiat, jotka pitää tuoda hallituksen käsittelyyn. Hyvän hallintotavan suositus kannustaa hallitusta kirjalliseen kokoussuunnitelmaan ja hallituksen sekä isännöinnin yhteiseen vuosikelloon.
Syyskuussa katse siirtyy nykytilanteesta siihen, mitä seuraavaksi pitää valmistella. Hyvä päätös tarvitsee usein taustalle kuntotietoa, vaihtoehtoja, kustannusarvion ja riittävästi aikaa osakkaiden kuulemiseen tai yhtiökokouskäsittelyyn.
Tunnistakaa: seuraavan vuoden korjaus- ja kunnossapitotarpeet. Tarkistakaa, perustuuko valmistelu ajantasaiseen kunnossapitotarveselvitykseen, PTS:ään, kuntoarvioon tai tarvittaviin kuntotutkimuksiin.
Valmistelkaa: hankkeet, joihin tarvitaan suunnittelua, asiantuntija-apua, rahoitusvaihtoehtojen selvittämistä tai tarjouksia. Kilpailutus kannattaa käynnistää vasta, kun työn sisältö ja vertailuperusteet ovat riittävän selkeät.
Arvioikaa: mitkä asiat kuuluvat hallituksen toimivaltaan ja mitkä pitää viedä yhtiökokouksen päätettäväksi. Päätösvalta arvioidaan aina asian laajuuden, talousarvion, yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain perusteella.
Kuunnelkaa: osakkaiden ja asukkaiden tarpeita etenkin silloin, kun valmistellaan asumiseen vaikuttavaa korjaushanketta. Hyvän hallintotavan suosituksen mukaan tarpeita voidaan kartoittaa esimerkiksi kyselyllä tai asukastilaisuudella.
Viestiäkää: tehdyistä korjauksista, tulevista hankkeista ja talouden olennaisista muutoksista. Riittävän aikainen tieto auttaa osakkaita varautumaan ja vähentää epäselvyyksiä.
Kuukauden lopussa hallituksella pitäisi olla lista asioista, jotka voidaan päättää, jotka tarvitsevat lisävalmistelua ja jotka on vietävä yhtiökokoukseen. Jokaiselle valmisteltavalle asialle kirjataan vastuuhenkilö, puuttuva tieto ja päivämäärä, jolloin asia palaa käsittelyyn.
Lokakuussa hallituksen kannattaa tarkistaa, että seuraavan vuoden suunnittelu on käynnissä taloyhtiön oman tilikauden mukaisesti. Kalenterivuotta tilikautenaan käyttävässä taloyhtiössä tämä voi tarkoittaa talousarvion valmistelun aloittamista, tulevien hankkeiden kustannusten arviointia ja loppuvuoden päätösaikataulun lukitsemista.
Käynnistäkää: talousarvion valmistelu oikea-aikaisesti. Pohjaksi tarvitaan kuluvan vuoden toteuma, tiedossa olevat hinnanmuutokset, sopimusten tarkistukset ja suunniteltujen korjausten kustannusvaikutukset.
Tarkistakaa: ovatko tulevien korjaushankkeiden tutkimukset, suunnitelmat ja tarjouspyyntöaineistot edenneet. Jos tietoa puuttuu, sopikaa sen hankkimisesta ennen päätöksentekoa.
Aikatauluttakaa: päätökset, joita ei voida jättää vuodenvaihteeseen. Huomioikaa myös mahdollinen syysyhtiökokous, jos yhtiöjärjestys sitä edellyttää tai asian käsittely vaatii yhtiökokouksen päätöksen.
Varmistakaa: että osakkaille kerrotaan ajoissa talouden näkymistä, tulevista korjauksista ja asumiseen vaikuttavista päätöksistä. Hyvän hallintotavan suosituksessa loppusyksyä pidetään luontevana ajankohtana kertoa myös siitä, kuinka hyvin talousarviossa on pysytty.
Kuukauden päättyessä hallituksella pitäisi olla näkyvyys loppuvuoden päätöksiin ja seuraavan vuoden valmisteluun. Oivan nykyinen Syyskauden hallitustyö -artikkeli jatkaa tästä strategiaan, syysyhtiökokoukseen, korjaushankkeisiin ja talouden seurantaan.
Kun uusia asioita nousee esiin, merkitkää jokainen niistä yhteen neljästä ryhmästä. Tämä on käytännön työskentelymalli, ei lakiin perustuva luokitus.
| Merkintä | Kysymys | Kirjattava tieto | Esimerkki |
| Päätettävä | Onko tieto riittävä ja asia hallituksen toimivallassa? | Päätös, toimeenpanija ja määräaika. | Selvityksen tilaaminen. |
| Valmisteltava | Mitä tietoa tai käsittelyä vielä tarvitaan? | Puuttuva tieto, valmistelija ja paluupäivä. | Korjaushankkeen vaihtoehdot. |
| Seurattava | Mikä muutos tai ajankohta ratkaisee etenemisen? | Mittari, vastuuhenkilö ja tarkistuspäivä. | Talousarvion poikkeama. |
| Viestittävä | Keneen asia vaikuttaa ja milloin tieto tarvitaan? | Kohderyhmä, pääviesti, kanava ja päivä. | Korjauksen aikataulu. |
2. Ovatko kesän korjaukset valmistuneet sovitusti?
3. Mitkä asiat ovat edelleen kesken ja kuka vastaa niistä?
4. Onko kiinteistön lämmityskauteen valmistautuminen varmistettu?
5. Mitä seuraavan vuoden korjauksia pitää alkaa valmistella?
6. Tarvitaanko kuntotutkimuksia, suunnittelua tai asiantuntija-apua?
7. Mitkä hankinnat tai sopimusmuutokset vaativat valmistelua?
8. Mitkä asiat voidaan päättää hallituksessa ja mitkä kuuluvat yhtiökokoukselle?
9. Mistä osakkaille ja asukkaille pitää viestiä?
10. Kuka hoitaa seuraavan vaiheen ja mihin mennessä?
Onko taloyhtiön vuosikello samanlainen kaikissa yhtiöissä?
Ei. Tehtävien ajoitus riippuu muun muassa tilikaudesta, yhtiöjärjestyksestä, yhtiökokousten määrästä, korjaushankkeista ja isännöintisopimuksesta. Vuosikello on suunnittelun apuväline, ei kaikille samanlainen määräys.
Kenen vastuulla syksyn tekniset tarkistukset ovat?
Käytännön huollot ja tekniset tarkistukset kuuluvat sovituille palveluntuottajille. Hallituksen tehtävänä on varmistaa, että vastuut on määritelty sopimuksissa ja että tehtävien toteutumisesta saadaan tarvittava tieto.
Milloin seuraavan vuoden talousarvio pitää aloittaa?
Ajankohta riippuu taloyhtiön tilikaudesta ja päätöksentekorytmistä. Valmistelu kannattaa aloittaa niin ajoissa, että kustannusmuutokset, korjaustarpeet ja rahoitusvaihtoehdot ehditään selvittää ennen päätöksiä.
Hyvä syksy syntyy oikeasta järjestyksestä
Elokuussa muodostetaan tilannekuva, syyskuussa valmistellaan ja lokakuussa varmistetaan seuraavan vuoden eteneminen. Kun tehtävät rytmitetään, hallituksen ei tarvitse käsitellä kaikkea kerralla eikä tärkeitä päätöksiä tarvitse tehdä kiireessä.
Yhteystiedot
Oivan asiakaspalvelun yhteystiedot löydät toimistosi sivulta
Valitse työtä Suomeen
