Näin hallitus muodostaa yhteisen tilannekuvan ja ottaa loppuvuoden hallitusti haltuun.
Kesälomien jälkeen taloyhtiön hallituksen pöydälle palaa monta asiaa yhtä aikaa. Talouden tilanne pitäisi tarkistaa, kesän korjausten eteneminen varmistaa ja kiinteistö valmistella syksyyn ja talveen. Samalla pitäisi katsoa jo kohti seuraavaa vuotta. Kiireen tuntua ei kuitenkaan helpoteta tekemällä mahdollisimman monta päätöstä kerralla, vaan muodostamalla ensin yhteinen tilannekuva.
Kesän aikana hallituksen kokouksissa on usein taukoa tai asioita käsitellään tavallista harvemmin. Kun normaali työrytmi alkaa uudelleen, mukana voi olla sekä kesken jääneitä asioita että kokonaan uusia valmistelutarpeita.
Syksyyn osuu myös tehtäviä, jotka vaikuttavat pitkälle seuraavaan vuoteen. Taloyhtiön taloutta pitää seurata, tulevia korjauksia valmistella ja kiinteistön toimivuus varmistaa ennen kylmää kautta. Kiinteistöliiton hallinnon vuosikellossa loppukesään ja syksyyn ajoittuvat esimerkiksi talouden läpikäynti, seuraavan tilikauden korjaushankkeiden suunnittelu ja mahdollisten kilpailutusten käynnistäminen. Tarkka aikataulu riippuu kuitenkin aina taloyhtiön tilikaudesta, yhtiöjärjestyksestä ja omasta vuosikellosta.
Kiire syntyy helposti silloin, kun hallituksen jäsenillä ei ole vielä samaa käsitystä siitä, mikä on valmista, mikä kesken ja mikä vaatii seuraavaksi päätöksen. Siksi syksyn ensimmäisen kokouksen tärkein tehtävä on kokonaisuuden hahmottaminen.
Yhteinen tilannekuva tarkoittaa, että hallitus ja isännöitsijä käyvät olennaiset asiat läpi samoihin tietoihin perustuen. Kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse ratkaista heti. Ensin pitää tunnistaa, missä taloyhtiö menee ja mihin hallituksen huomiota tarvitaan.
Hyvän hallintotavan suosituksen mukaan hallituksen kannattaa laatia toiminnalleen kirjallinen työjärjestys ja kokoussuunnitelma. Hallituksen ja isännöinnin yhteinen vuosikello puolestaan helpottaa taloyhtiön tehtävien ja viestinnän suunnittelua. Ne eivät ole asunto-osakeyhtiölaissa määrättyjä pakollisia asiakirjoja, vaan suunnitelmallista hallitustyötä tukevia käytäntöjä.
1. Onko talous edennyt suunnitellusti?
Hallituksen kannattaa saada ajantasainen katsaus talousarvion toteutumiseen ja olennaisiin poikkeamiin. Tarkoitus ei ole käydä läpi jokaista laskua, vaan tunnistaa muutokset, jotka voivat vaikuttaa maksuvalmiuteen, vastikkeisiin tai loppuvuoden suunnitelmiin.
Hallituksen tehtävänä on huolehtia siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Säännöllinen talousraportointi on myös Kiinteistöliiton hallituksen tarkistuslistan keskeisiä kohtia.
2. Mitä kesällä tehdyille korjauksille kuuluu?
Kesän jälkeen on hyvä varmistaa, mitkä työt ovat valmistuneet ja mitkä ovat vielä kesken. Samalla tarkistetaan, ovatko aikataulu ja kustannukset pitäneet sekä onko töissä havaittu puutteita tai sovittu jatkotoimia.
Hallituksen ei tarvitse itse tehdä teknisiä tarkastuksia. Sen tehtävänä on varmistaa, että hankkeista saadaan asianmukainen raportti isännöitsijältä, valvojalta tai muulta vastuulliselta asiantuntijalta.
3. Mitkä asiat ovat edelleen kesken?
Taloyhtiön arjessa asiat voivat jäädä odottamaan tarjousta, selvitystä, huoltoyhtiön toimenpidettä tai hallituksen päätöstä. Syksyn alussa keskeneräiset asiat kannattaa koota yhteen. Jokaisesta asiasta pitäisi olla tiedossa tämänhetkinen tilanne, seuraava vaihe, vastuuhenkilö ja tavoiteaika.
Yhteinen koonti vähentää päällekkäistä selvittelyä ja estää asioita katoamasta sähköposteihin tai yksittäisten ihmisten muistin varaan.
4. Onko kiinteistö valmis lämmityskauteen?
Syksyllä on varmistettava, että vuodenaikaan kuuluvat huolto- ja tarkistustehtävät etenevät sovitun vastuutahon kautta. Motiva suosittelee laittamaan talotekniikan järjestelmät ja automatiikan säädöt ajoissa kuntoon lämmityskautta varten. Myös kulutuksen seuranta auttaa havaitsemaan poikkeamia ja mahdollisia vikoja.
Hallitus ei siis itse huolla lämmitys- tai ilmanvaihtojärjestelmiä, vaan varmistaa, että tehtävät kuuluvat oikealle palveluntuottajalle ja niiden toteutumisesta raportoidaan.
5. Mitä päätöksiä ja hankkeita on tulossa?
Seuraavan vuoden korjauksia ei kannata alkaa valmistella vasta silloin, kun päätös pitäisi jo tehdä. Syksyn tilannekuvaan kuuluvat tulevat korjaustarpeet, tarvittavat kuntotutkimukset ja suunnitelmat sekä mahdolliset kilpailutukset.
Samalla on tunnistettava, mitä hallitus voi päättää oman toimivaltansa puitteissa ja mitkä asiat pitää valmistella yhtiökokouksen päätettäväksi. Päätösvalta arvioidaan aina asian laajuuden, talousarvion, yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain perusteella.
6. Mistä osakkaille ja asukkaille pitää viestiä?
Talouden olennaiset muutokset, rakennuksen kunto, tulevat korjaukset ja asumiseen vaikuttavat päätökset kiinnostavat osakkaita ja asukkaita. Hyvän hallintotavan suositus korostaa suunnitelmallista ja riittävän ajoissa tapahtuvaa viestintää.
Hallituksen ja isännöitsijän kannattaa sopia, mitä viestitään, kuka valmistelee tiedon, missä kanavassa se julkaistaan ja milloin. Selkeä työnjako ehkäisee sekä tiedonkulun katkeamista että päällekkäistä tekemistä.
Kokouksen tärkein tulos on yhteinen käsitys siitä, missä taloyhtiö menee ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Jokaisesta olennaisesta asiasta pitäisi tunnistaa:
Tilanne: mitä asiasta tiedetään juuri nyt?
Seuraava vaihe: tarvitaanko päätös, lisäselvitys, tarjous vai pelkkää seurantaa?
Vastuu ja aika: kuka vie asiaa eteenpäin ja mihin mennessä?
Kun nämä ovat selvillä, kaikkea ei tarvitse ratkaista samalla kertaa. Hallitus pystyy keskittymään oikeisiin asioihin oikeaan aikaan ja loppuvuoden päätöksenteko helpottuu.
Onko taloyhtiön hallituksen pakko kokoontua syksyllä?
Laissa ei määrätä hallitukselle erillistä syyskokousta tai kiinteää vuosittaista kokousmäärää. Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia, että hallitus kokoontuu tarvittaessa. Kokous on kutsuttava koolle myös silloin, jos hallituksen jäsen tai isännöitsijä sitä vaatii.
Pitääkö syksyn ensimmäisessä kokouksessa tehdä kaikki päätökset?
Ei. Huolellinen päätös voi vaatia tarjouksia, teknisiä selvityksiä, kustannusvaikutusten arviointia tai yhtiökokouksen käsittelyn. Tärkeintä on sopia asian valmistelusta ja aikataulusta.
Syksy alkaa yhteisestä tilannekuvasta
Hyvin valmisteltu syksyn aloitus vähentää hallituksen kuormaa koko loppuvuoden ajan. Kun talous, korjaukset, keskeneräiset asiat, kiinteistön talvivalmius ja tulevat päätökset käydään yhdessä läpi, hallitus pystyy ennakoimaan sen sijaan, että se reagoisi vasta kiireessä.
Katso seuraavaksi: Taloyhtiön syksyn muistilista elokuu–lokakuu.
Yhteystiedot
Oivan asiakaspalvelun yhteystiedot löydät toimistosi sivulta
Valitse työtä Suomeen
