Syksyn ensimmäinen hallituksen kokous – näin muodostatte yhteisen tilannekuvan

Näin hallitus muodostaa yhteisen tilannekuvan ja ottaa loppuvuoden hallitusti haltuun.

Syksyn ensimmäisessä kokouksessa ei tarvitse ratkaista kaikkea. Tärkeintä on selvittää, missä taloyhtiö menee, mitä tietoa vielä puuttuu ja kuka vie asiat seuraavaan vaiheeseen.

Miksi ensimmäinen kokous kannattaa aloittaa tilannekuvasta?

Kesälomien jälkeen hallituksen käsittelyyn voi palata sekä keskeneräisiä asioita että uusia valmistelutarpeita. Taloudesta on kertynyt uutta tietoa, kesällä tehtyjen korjausten tilanne pitää varmistaa ja osa päätöksistä voi odottaa tarjousta, selvitystä tai asiantuntijan arviota.

Kiireen tuntua ei helpota pitkä esityslista, jos hallituksen jäsenillä ei ole samaa käsitystä asioiden tilanteesta. Siksi ensimmäisen kokouksen tavoite kannattaa määritellä selkeästi: muodostetaan yhteinen tilannekuva ja sovitaan seuraavat askeleet. Kaikkia asioita ei tarvitse päättää samalla kertaa.

Taloyhtiön hyvän hallintotavan suosituksessa hallitukselle suositellaan kirjallista työjärjestystä ja kokoussuunnitelmaa. Ne eivät ole laissa säädettyjä pakollisia asiakirjoja, vaan käytännön työkaluja, joilla hallituksen työstä tehdään suunnitelmallisempaa.

Pyytäkää nämä tiedot ennen kokousta

Kokousaikaa ei kannata käyttää perustietojen etsimiseen. Puheenjohtajan ja isännöitsijän on hyvä sopia ennakkoon, mitä aineistoa hallitus tarvitsee esityslistan tueksi. Tarve riippuu taloyhtiöstä, isännöintisopimuksesta ja ajankohtaisista asioista, mutta yleensä hyödyllisiä ovat seuraavat koonnit:

Talousarvion toteuma ja olennaiset poikkeamat. Missä kohdissa toteuma poikkeaa suunnitellusta ja voiko sillä olla vaikutusta loppuvuoden maksuvalmiuteen tai suunnitelmiin?

Kesällä tehtyjen töiden tilanne. Mitkä työt ovat valmistuneet, mitä on vielä kesken ja onko aikataulussa, kustannuksissa tai laadussa havaittu poikkeamia?

Keskeneräisten asioiden koonti. Mitä odottaa tarjousta, selvitystä, huollon toimenpidettä tai hallituksen ratkaisua?

Lähiajan päätös- ja valmistelutarpeet. Mitkä asiat vaativat päätöksen nyt ja mitkä voidaan aikatauluttaa myöhempään kokoukseen?

Sovittujen kausitehtävien tilanne. Onko kiinteistön syksyyn ja lämmityskauteen liittyvät tarkistukset tilattu tai vastuutettu, ja miten niiden toteutumisesta raportoidaan?

Aineiston ei tarvitse olla pitkä. Hallitukselle hyödyllisin koonti kertoo, mikä on olennaista, missä on poikkeama ja mihin tarvitaan hallituksen huomiota. Jos asia on teknisesti tai taloudellisesti vaativa, päätöksenteon tueksi tarvitaan erillinen asiantuntijaselvitys.

Aloittakaa kokous näillä kuudella kysymyksellä

Kun kaikilla on sama ennakkoaineisto, kokouksen alkuun riittää kuusi kysymystä. Ne pitävät keskustelun kokonaisuudessa ennen kuin siirrytään yksittäisiin päätöksiin.

1. Mikä taloyhtiön tilanteessa on muuttunut edellisen kokouksen jälkeen?

2. Mitkä kesäksi sovitut työt ovat valmiita ja mitkä vielä kesken?

3. Mitä talouden toteuma kertoo loppuvuodesta?

4. Mitkä asiat eivät ole edenneet suunnitellusti – ja mikä etenemistä estää?

5. Mikä edellyttää hallituksen päätöstä nyt ja mikä tarvitsee vielä valmistelua?

6. Mistä osakkaille tai asukkaille pitää viestiä, kuka viestii ja milloin?

Kysymysten tarkoitus ei ole tuottaa uutta raporttia, vaan tehdä ero tiedon, valmistelun ja päätöksenteon välille. Kun tämä ero on selvä, hallitus välttää päätöksiä puutteellisin tiedoin ja kokous pysyy paremmin asiassa.

Kaikkea ei tarvitse päättää ensimmäisessä kokouksessa

Jos päätöksen kustannukset, vaihtoehdot, tekniset vaikutukset tai toimivaltarajat eivät ole riittävän selvät, asia kannattaa palauttaa valmisteluun. Se ei ole viivyttelyä, kun samalla sovitaan täsmällisesti, mitä tietoa tarvitaan ja milloin asia palaa hallitukselle.

Käsitelkää jokainen olennainen asia yhdellä neljästä tavalla:

• Päätetään nyt, jos tiedot ovat riittävät ja asia kuuluu hallituksen toimivaltaan.

• Valmistellaan lisää, jos tarvitaan tarjous, selvitys, suunnitelma tai asiantuntijan arvio.

• Seurataan, jos välitöntä ratkaisua ei tarvita mutta tilannetta ei pidä unohtaa.

• Viestitään, jos asia vaikuttaa osakkaisiin, asukkaisiin tai kiinteistön käyttöön.

Muistakaa toimivalta: hallitus voi päättää vain toimivaltaansa kuuluvista asioista. Laajat tai asumiseen tai kustannuksiin olennaisesti vaikuttavat ratkaisut voivat vaatia yhtiökokouksen päätöksen. Arvio tehdään aina asian, talousarvion, yhtiöjärjestyksen ja lain perusteella.

Kokouksesta pitää jäädä neljä selkeää merkintää

Yhteinen tilannekuva on valmis vasta, kun hallitus tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu. Kirjatkaa jokaisesta olennaisesta asiasta vähintään nämä neljä kohtaa:

Tilanne: mitä asiasta tiedetään juuri nyt?

Seuraava vaihe: tehdäänkö päätös, pyydetäänkö lisäselvitys vai jatketaanko seurantaa?

Vastuu: kuka vie asiaa eteenpäin?

Määräaika: mihin mennessä seuraava vaihe tehdään tai asia palaa hallitukselle?

Pöytäkirjaan merkitään kokouksessa tehdyt päätökset. Käytännön seurantaa varten kannattaa lisäksi huolehtia, että sovitut valmistelutehtävät, vastuut ja määräajat löytyvät yhdestä yhteisestä paikasta eivätkä jää yksittäisiin sähköposteihin tai muistin varaan.

Mitä hyvältä kokoukselta jää käteen?

Onnistuneen kokouksen jälkeen hallituksen ei tarvitse muistaa kaikkea ulkoa eikä ratkaista koko loppuvuotta kerralla. Jokainen tietää, mikä on valmis, mikä kesken, mikä vaatii päätöksen ja kuka hoitaa seuraavan vaiheen. Samalla isännöitsijä saa hallitukselta selkeän suunnan valmisteluun ja raportointiin.

Tämä lisää luottamusta hallituksen ja isännöinnin yhteistyöhön: asiat ovat näkyvissä, vastuut ovat selkeitä ja päätökset tehdään yhteisen tiedon pohjalta.

Syksy alkaa yhteisestä tilannekuvasta

Syksyn ensimmäisen hallituksen kokouksen tärkein lopputulos ei ole mahdollisimman pitkä päätöslista. Tärkeintä on yhteinen käsitys taloyhtiön tilanteesta ja selkeä eteneminen: mitä tehdään seuraavaksi, kuka tekee ja mihin mennessä.

Katso seuraavaksi: Taloyhtiön hallituksen vuosikello elokuu–lokakuu. Kun ensimmäisen kokouksen tilannekuva on valmis, vuosikello auttaa rytmittämään loppusyksyn tehtävät kuukausittain.

Artikkelin kirjoittaja

Krista Toivola
isännöitsijä, palvelupäällikkö, AIT, ITS,
auktorisoitu isännöitsijä
Oiva Isännöinti Seinäjoki

Kristan vahvuudet: taloyhtiöiden arjen sujuvoittaminen, vastuullisuus, selkeys ja halu kehittää koko alaa

Usein kysytyt kysymykset