Hyvä taloyhtiöjohtaminen katsoo kauas ja saa perustansa asukkaiden toiveista ja tarpeista

Erinomainen asukaskokemus kaikille ja kiinteistön arvon aktiivinen kehittäminen. Siinä taloyhtiön johtamisen keskeisimmät päämäärät tiivistetysti. Mutta minkälaisella johtamisella tavoitteet voidaan saavuttaa? Entä minkälainen rooli kokonaisuudessa on isännöinnillä? Näkökulmia näihin monisyisiin kysymyksiin antaa Oiva Isännöinti Groupin toimitusjohtaja Jussi Niemelä.

Erinomainen asukaskokemus kaikille ja kiinteistön arvon aktiivinen kehittäminen. Siinä taloyhtiön johtamisen keskeisimmät päämäärät tiivistetysti. Mutta minkälaisella johtamisella tavoitteet voidaan saavuttaa? Entä minkälainen rooli kokonaisuudessa on isännöinnillä? Näkökulmia näihin monisyisiin kysymyksiin antaa Oiva Isännöinti Groupin toimitusjohtaja Jussi Niemelä.

Taloyhtiöitä ei ole kahta samanlaista. Eroja tekevät asuinkiinteistöjen tyyppi, sijainti ja ikä, sekä aivan erityisesti niissä asuvat ihmiset. Taloyhtiöiden erilaisuus asettaa vaatimuksia myös niiden johtamiselle.

– Hyvä johtaminen lähtee mielestäni ennen kaikkea sen ymmärtämisestä, että jokaisen osakkaan ja asukkaan ajatukset ja mielipiteet ovat merkityksellisiä, Niemelä aloittaa.

– Asukkaiden ääntä tulisi kuulla remonttien suunnittelussa sekä muissa merkittävissä, esimerkiksi asumismukavuuteen ja -turvallisuuteen vaikuttavissa asioissa että jatkuvasti päivittäisen tekemisen rinnalla. Tämä koskee niin hallituksia kuin isännöintiäkin, hän tarkentaa.

Oiva Isännöinnin palveluun kuuluu, että kumppanuus uuden taloyhtiön kanssa startataan asukaskyselyllä. Sen avulla saadaan aikaan yhteinen kuva siitä, mikä asukkaiden ja osakkaiden mielestä toimii ja mikä ei.     

– Meillä toiminnan keskiössä ovat taloyhtiön ihmiset. Kun tekeminen pohjautuu heidän aitoihin tarpeisiinsa ja toiveisiinsa, voimme tuottaa erinomaisen asukaskokemuksen jokaiselle. Me autamme hallituksia toimimaan omassa roolissaan koko yhtiölle parhaalla ja sen kaikki ihmiset huomioivalla tavalla, Niemelä lupaa. 

Digitaalisuus antaa vahvan pohjan tiedolla johtamiselle 

Digitalisaatio on viimeisen kymmenen vuoden aikana leikannut läpi koko yhteiskunnan ja lähes kaikkien elämänalojen – toisaalla vauhdikkaammin ja toisaalla verkkaisemmin. Isännöinti lukeutuu Niemelän mukaan näistä joukoista jälkimmäiseen. Kehitettävää ja parannettavaa siis riittää vielä, ja Oiva Isännöinti aikoo olla tienraivaaja alallaan.

Mutta mitä lisäarvoa digitaalisuus ja esimerkiksi sen laajan sateenvarjon alle lukeutuvat sähköiset tiedon keräämisen mallit tuovat taloyhtiön johtamiseen? 

– Se monelle tuttu ”palvelu”, jossa yhtiön päättäjien käytössä on tilinpäätös sähköisessä muodossa jossain nettisivulla, ei vielä todellakaan tee autuaaksi. Me lanseeraamme vielä tämän kesän aikana digitaalisia työkaluja, joiden myötä niin meidän palvelutiimimme kuin taloyhtiöiden päättäjät saavat entistä laajemman, todenmukaisemman ja ajantasaisemman kuvan taloyhtiön nykytilasta ja suunnasta. Jatkossa hallituksen on entistä helpompi pitää sormensa taloyhtiöelämän pulssilla, ja myös yhteydenpito helpottuu ja nopeutuu, Niemelä kuvailee

– Tehokkaiden työkalujemme avulla päätöksenteko voidaan perustaa laajemmin faktoille, mikä tuo tehokkuutta resurssien käyttöön ja kustannussäästöjä. Ylipäätään johtamisesta tulee vaikuttavampaa, hän lisää.

Ennakoivan suunnittelun merkitys korostunut entisestään   

Faktapohjainen ennakointi taloyhtiön johtamisen perusperiaatteena on kasvattanut Niemelän mukaan merkitystään viime vuosina huomattavasti.   

– Mediasta kuulee uutisia jopa taloyhtiöiden maksukyvyttömyydestä. Nämä ikävät tilanteet ovat monesti usean asian summia. Pitkäjänteisen talouden ja maksuvalmiuden suunnittelun merkitys on kasvanut entisestään, yhden tilikauden mittainen aikajänne ei toimi.

– Vaikka taloyhtiöt ja niiden ihmiset elävät aina ensisijaisesti siinä tietyssä hetkessä, on hyvässä johtamisessa osattava suunnata näkökulma sen parhaillaan rullaavan arjen ja tilikauden yli, ja jopa lakisääteisen PTS-suunnitelman rajojen taakse. Jos asioita katsotaan liian kapeasti ja eletään kädestä suuhun, on kustannuksiltaan kalliita yllätyksiä todennäköisesti edessä ennemmin tai myöhemmin. Oikea-aikainen toiminta on nyt tärkeämpää kuin pitkään aikaan, Niemelä sanoo.  

Yksi keskeinen työkalu johtamisen näkökulman uudelleen kohdistamisessa on taloyhtiöstrategia. Se tuo toimintaan konkretiaa ja yhdessä jaettua merkityksellisyyttä.

– Taloyhtiön hallituksiin ei aina ole tunkua, eikä tehtävää koeta mielekkääksi saatikka palkitsevaksi. Asiat tuntuvat vierailta ja ei oikein tiedetä, miten roolissa kuuluisi toimia. 

– Taloyhtiöstrategialla johtamistyön fokus saadaan käännettyä pelkästä pintapuolisesta reagoinnista proaktiiviseksi ja oikea-aikaiseksi tekemiseksi. Toisin sanoen strategian avulla voidaan tehdä asiat ja vaikutusmahdollisuudet myös hallitustyöhön tottumattomille helpommin ja syvällisemmin ymmärrettäviksi, ja sen myötä niihin voidaan myös keskittyä tarpeenmukaisesti, vaikuttavasti ja pitkäjänteisesti, Niemelä toteaa.  

Isännöitsijä taitaa kirjanpidon – ja mittavan määrän muuta taloyhtiölle arvokasta

Oiva Isännöinnin asiantuntevat palvelutiimit ovat apuna taloyhtiöiden moninaisessa arjessa – yhtiöiden kokoon tai ikään katsomatta ympäri Suomen. Oivalaiset tekevät siis taloyhtiöpäättäjien kanssa myös strategista tulevaisuustyötä niin yhtiöiden talouden, kiinteistöjen kunnossapidon kuin yleisen asumisviihtyvyyden kehittämisen saroilla.

– Yhä edelleen jotkut mieltävät isännöinnin roolin melko kapeaksi, eli hiukan kärjistäen sanottuna taloyhtiön hallinnolliseksi kirjanpitotoimistoksi, joka hoitaa lähinnä lakisääteiset tehtävät hallituksen puolesta. Hyvän johtamisen kokonaisuuteen kuuluu myös paljon muuta ja aivan yhtä tärkeää.  

– Me Oivalla mietimme taloyhtiöiden kanssa yhdessä, että miten meillä menee nyt ja aivan erityisesti, miten meillä tulee menemään, jos jatkamme samalla mallilla. Mielestäni isännöinnin tehtävä on osata analysoida ja selittää myös vaikeaselkoiset asiat ymmärrettäviksi ihan jokaiselle Matti ja Maija Meikäläiselle. Sitä kautta johtamistyöstä tulee mielekkäämpää, mutkattomampaa ja viime kädessä kiinteistön arvon säilymistä paremmin tukevaa, Niemelä muotoilee lopuksi.

Isännöintitoimiston kirjanpitäjä – täsmällinen numerotaitaja taloyhtiön taloutta turvaamassa

Hyvä taloudenpito on taloyhtiön koko toiminnan selkäranka. Se vaikuttaa asumisen kustannuksiin, kiinteistön arvon säilymiseen sekä lopulta jokaisen asukkaan päivittäiseen elämään, arjen turvallisuuteen ja viihtyisyyteen. Oiva Isännöinnillä kirjanpitäjät huolehtivat taloyhtiön raha-asioista sekä palvelevat taloyhtiöitä tiiviinä osana muuta ammattilaistiimiä. Tässä artikkelissa tutustut tähän tuiki tärkeään toimenkuvaan piirun verran pintaa syvemmältä.

Taloyhtiön tilinpäätöksen merkitys

Taloyhtiön tilinpäätös tekee yhteisten rahojen käytöstä läpinäkyvää ja tarjoaa tietoa päätöksenteon tueksi

Taloyhtiön toiminta rahoitetaan tavallisesti lähes yksinomaan sen asukkaiden rahoilla, jotka kerätään pääasiassa erilaisten vastikkeiden muodossa. Kerran vuodessa varsinaisessa yhtiökokouksessa läpikäytävä ja hyväksyttävä taloyhtiön tilinpäätös antaa tiedollisen perustan kaikelle yhtiön päätöksenteolle ja siten myös osakkaiden viihtyisälle ja turvalliselle asumiselle.